Coraz bliżej pełnego wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktury. Jednak eksperci zauważają luki w systemie. Mogą one doprowadzić do sytuacji, w której firmy przez jakiś czas nie będą mogły dobierać i wystawiać faktur.
Podatnicy VAT, których obejmie Krajowy System e-Faktur (KSeF) muszą spełniać odpowiednie wymogi. Nie zawsze jest to możliwe.
– System został opracowany po linii najmniejszego oporu, nie umożliwia normalnej pracy – ocenia Izabela Leśniewska, doradczyni podatkowa z kancelarii Alo-2.
Jej wnioski wynikają z testowania tzw. środowiska produkcyjnego KSeF. Pozwala on sprawdzić działanie systemu. Na tej podstawie ekspertka stwierdza, że luki znajdujące się w systemie dotyczą zarówno osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, jak i spółek.
Problemy z KSeF
KSeF został stworzony w taki sposób, że najpierw przedsiębiorca musi się w nim uwierzytelnić. Następnie uprawnienia może nadawać innym osobom. Może też upoważnić inną osobę do zmiany uprawnień. To może powodować problemy.
— Przykładowo, jeśli udziałowcy spółki, którzy mają dostęp do KSeF się pokłócą, mogą odebrać całej firmie uprawnienia do KSeF, a więc np. do wystawiania faktur. Może się również zdarzyć, że osoba uprawniona w firmie do KSeF, przez przypadek skasuje wszystkie dostępy. W efekcie firma musi w jakiś sposób odzyskać dostęp do KSeF, a z tym dziś jest problem, bo system nie jest na taką sytuację gotowy – wyjaśnia Izabela Leśniewska.
Firmy, które wystartują po 1 lipca mogą napotkać kolejne trudności. W tym wypadku chodzi o uzyskanie NIP. Może to powodować, że firma nie będzie w stanie wystawiać i odbierać faktury.
— Osoby rozpoczynające jednoosobową działalność gospodarczą zakładają działalność w CEIDG i NIP otrzymują niemalże od ręki. Spółki muszą natomiast zarejestrować się w KRS. Po złożeniu wniosku o rejestrację powstaje spółka w organizacji i musi czekać na NIP. Bez niego nie mogą uzyskać dostępu do KSeF, co oznacza, że nie będą mogły wystawiać ani odbierać faktur – tłumaczy Izabela Leśniewska.
Obecnie firma może wystawiać faktury z nazwą spółki. Natomiast po uzyskaniu NIP poprzez notę korygującą uzupełnia ją o NIP. W systemie KSeF takiej sytuacji nie przewidziano, co znacznie utrudni początkową działalność firm. Właściwie całkiem ją uniemożliwi, bo bez wystawiania faktur trudno o jakiejkolwiek działalności mówić.
Jeśli ktoś będzie chciał przekształcić jednoosobową działalność w spółkę, to również napotka problem w KSeF
— Jeśli przy przekształceniu nie ma kontynuacji NIP, bo powstaje nowy podmiot, to również przez pewien czas nowa spółka może mieć problem z wystawianiem, a przede wszystkim odbieraniem e-faktur w KSeF — tłumaczy Izabela Leśniewska.
Im bardziej się KSef przyglądasz, tym więcej problemów znajdujesz
Jest też problem dotyczący sytuacji, w której umiera właściciel. Przedsiębiorstwo w spadku w obecnej sytuacji działa dalej normalnie poprzez powołanie zarządcy sukcesyjnego. W przypadku KSeF sprawa nie jest tak prosta.
Jeśli właściciel uwierzytelnił się do KSeF za pomocą profilu zaufanego opartego na numerze PESEL, to po jego śmierci teoretycznie tego dostępu nie można używać. Nie ma przez to dostępu do wystawiania faktur.
Chociaż ktoś może uznać, że śmierć jest sytuacją ostateczną i można się na tego typu ewentualność przygotować, to podobne problemy występują w przypadkach losowych. Może to być wypadek, pobyt w szpitalu, ale nawet coś tak prozaicznego jak awaria systemu po stronie podatnika.
– W takich sytuacjach osoby w firmie przedsiębiorcy nie mają dostępu do KSeF. W przypadku zdarzeń losowych mamy problem, jak przywrócić funkcjonalność systemu – analizuje sytuację Leśniewska.
– W takich sytuacjach osoby w firmie przedsiębiorcy nie mają dostępu do KSeF. W przypadku zdarzeń losowych mamy problem, jak przywrócić funkcjonalność systemu – analizuje sytuację Leśniewska.
Leśniewska zauważa, ze rozwiązaniem problemów mógłby być formularz składany w urzędzie w formie papierowej. W ten sposób przedsiębiorca upoważniałby jakąś osobę do dostępu właścicielskiego do KSeF. Chociaż trudno stwierdzić, czy tego typu „papierowe” załatwianie sprawy w urzędach jest ułatwieniem przy elektronicznych systemach. Jednak na obecna chwilę nie ma rozwiązania tego typu problemów.
Niezależnie od tego, czy którąś z opisanych sytuacji przewidujemy w swojej działalności czy problemy może spowodować jedna z sytuacji nieprzewidywalnych, warto przetestować KSeF jak najszybciej. Środowiska testowe są już dostępne i firmy mogą z tego korzystać.
Źródło: businessinsider.com
Czytaj także:
