Krajowy System e-Faktur stał się rzeczywistością. Mali i średni operatorzy telekomunikacyjni wprawdzie wciąż mają czas by się do niego wdrożyć, ale przygotowania się do tej zmiany już trwają. Dołóżmy do tego nową perspektywę – wiele masowych operacji, takich jak wysyłanie faktur, nadal będzie odbywać się tradycyjnie.
Pierwsze dni działania KSeF pokazały, że nie jest dobrze. Pojawiają się głosy krytyczne zarówno ze strony przedsiębiorców, jak i księgowych. W efekcie cyfryzacja procesów podatkowych w Polsce odbywa się w warunkach dużego napięcia organizacyjnego i niepewności. Dołóżmy do tego nową perspektywę – KSeF w praktyce nie wyeliminuje papieru.
– Z punktu widzenia rynku usług pocztowych i korespondencji fizycznej KSeF nie jest wydarzeniem przełomowym w sensie nagłego zerwania z papierem, lecz kolejnym etapem długotrwałej transformacji sposobu obiegu dokumentów w gospodarce – stwierdza Janusz Konopka, prezes zarządu Speedmail, prywatnego operatora pocztowego. – System ten w praktyce eliminuje fakturę papierową jako formalny nośnik prawno-podatkowy w relacjach B2B, przenosząc jej znaczenie do centralnego systemu informatycznego, nie oznacza to jednak zniknięcia dokumentów z fizycznego obiegu. Zmienia się raczej ich funkcja. Faktura przestaje być wysyłana pocztą jako dokument rozliczeniowy, ale wciąż pozostaje potrzeba komunikacji z kontrahentem, potrzeba przesyłania umów, aneksów, potwierdzeń, wezwań czy wyjaśnień, a także potrzeba posiadania materialnego śladu dokumentacji, szczególnie w mniejszych firmach i w sytuacjach spornych.
Nie zmienia się też rola papierowych faktur wciąż masowo wysyłąnych przez operatorów do klientów końcowych. W praktyce większość z nich będzie jeszcze przez długi czas funkcjonować w modelu hybrydowym. Faktura formalnie istnieć będzie w KSeF, ale dokumenty uzupełniające oraz komunikacja wyjaśniająca nadal realizowane będą w formie papierowej.
Co więcej, pierwsze płynące z rynku sygnały wskazują, że wprowadzenie faktury do KSeF nie oznacza, że od razu się tam pojawia. Wprowadza to pewne zamieszenie i pytania o wyższość jednych dokumentów nad drugimi. Nie zmienia to jednak ogólnej zasady – faktury nadal będą wysyłane, chodź będzie ich mniej. Dla operatorów pocztowych oznacza to więc spadek wolumenów masowej korespondencji fakturowej, ale nie zanik znaczenia korespondencji fizycznej jako takiej.
Pojawia się także nowa przestrzeń do rozwoju usług hybrydowych, łączących doręczenie papierowe z dostępem do dokumentów cyfrowych, obsługi dokumentacji okołofakturowej nieobjętej KSeF, drukowania i wysyłki komunikatów informacyjnych czy świadczenia usług archiwizacyjnych i potwierdzeń doręczeń.
– KSeF przyspiesza proces, który trwa od lat: papier traci rolę podstawowego nośnika danych, ale nie traci znaczenia jako narzędzie komunikacji i element porządkujący relacje biznesowe – zaznacza Janusz Konopka. – W wielu sytuacjach to właśnie korespondencja fizyczna pozostaje dla firm formą „bezpiecznika” w warunkach niejednoznacznych regulacji, błędów systemowych czy ryzyka sankcji. Dlatego nawet w kontekście negatywnych ocen KSeF trudno mówić o końcu rynku usług pocztowych, a raczej o konieczności jego redefinicji i przesunięcia z roli masowego doręczyciela faktur w stronę partnera wspierającego obieg dokumentów w coraz bardziej cyfrowej, ale wciąż niedoskonałej rzeczywistości gospodarczej.
Czytaj także:
