Od 1 kwietnia poszerzy się grupa podmiotów, które zobowiązane będą do posiadania adresu do e-Doręczeń. Będą musiały założyć odpowiednią skrzynkę i w ten sposób prowadzić korespondencję z urzędami, ale nie tylko. Wszystko to dotyczy przedsiębiorstwa wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS
Celem jest wprowadzenia systemu e-Doręczeń jest całkowite zastąpienie w ten sposób tradycyjnej korespondencji z urzędami, co nie tylko pozwoli zaoszczędzić papier, ale również czas. Będzie to forma dużo wygodniejsza. W ten sposób zostanie również wyeliminowana korespondencja prowadzona za pośrednictwem platformy ePUAP.
Dlaczego warto korzystać z e-Doręczeń w firmie?
System e-Doręczeń przedsiębiorcom ma ułatwić formalną komunikację z administracją publiczną. Wszystko z uwagi na to, że odbywać się ona teraz będzie online, co wyeliminuje konieczność wysyłania i odbierania listów w formie papierowej, specjalnego przygotowania wysyłek i odstania na poczcie w kolejce w celu wysłania. Oszczędzi to również im wydatków na te przesyłki.
Korespondencja prowadzona w systemie e-Doręczeń jest w pełni równoważna prawnie z tradycyjną przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru. Dlatego firmy mogą korzystać z tych przesyłek do odbierania decyzji, wezwań i zawiadomień z urzędów czy składania wniosków i dokumentów do instytucji publicznych.
Firma, która korzysta z e-Doręczeń:
– nie ponosi kosztów związanych z prowadzeniem korespondencji urzędowej, czyli kupowaniem znaczków, drukowaniem, kopertowaniem;
– oszczędza czas, który konieczny by był do spędzenia w urzędzie pocztowym w celu wysłania listu poleconego;
– odbiera i wysyła korespondencje online – z dowolnego miejsca, w dowolnym czasie;
– otrzymuje natychmiastowe powiadomienia o otrzymanej korespondencji na adres mailowy przypisany do skrzynki e-Doręczeń;
– otrzymuje o może zachować cyfrowe dowody nadanych przesyłek, co w każdej chwili pozwala udowodnić wysłanie danego pisma;
– może śledzić bieg nadanych przesyłek;
– ma gwarancje zachowania tajemnicy korespondencji;
– może zintegrować usługi e-Doręczeń z z własnymi systemami kancelaryjnymi.
Od 1 kwietnie 2025 roku obowiązek posiadania skrzynki do e-Doręczeń obejmie przedsiębiorstwa z KRS
Już teraz aktywny adres do e-Doręczeń muszą mieć takie podmioty jak:
– urzędy;
– instytucje publiczne;
– nowopowstające firmy.
1 kwietnie 2025 roku obowiązek ten obejmie kolejne podmioty, czyli przedsiębiorstwa wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS przed 1 stycznia 2025 r. Chodzi o podmioty wymienione w art. 36 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym. Są to:
– spółki z ograniczoną odpowiedzialnością;
– spółki akcyjne;
– proste spółki akcyjne;
– spółki europejskie;
– spółki jawne;
– spółki komandytowe;
– spółki komandytowo- akcyjne;
– spółki partnerskie;
– spółdzielnie;
– spółdzielnie europejskie;
– towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych;
– towarzystwa reasekuracji wzajemnej;
– fundacje oraz stowarzyszenia posiadające osobowość prawną.
W przypadku fundacji i stowarzyszeń dotyczy to sytuacji, gdy oprócz posiadania wpisu do rejestru stowarzyszeń i fundacji, są one również wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS, czyli prowadzą działalność gospodarczą.
Jak założyć skrzynkę do e-Doręczeń?
Operatorem Wyznaczonym usługi e-Doręczeń jest Poczta Polska. To ona obsługuje cały system.
Adres do e-Doręczeń (ADE) umożliwiający korespondencję z administracją publiczną można założyć na stronie internetowej: e-Doręczenia dla przedsiębiorców | Biznes.gov.pl – Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy.
Warto zapoznać się także z błędami, które popełniali niektórzy przy zakładaniu skrzynki do e-Doręczeń, by ich nie popełnić. Wydłuża to czas zakładania skrzynki, a tego już niewiele zostało.
Korzystanie z e-Doręczeń nie tylko do korespondencji z urzędami
Jeśli przedsiębiorca chciałby wykorzystywać system e-Doręczeń nie tylko do korespondencji z podmiotami publicznymi, ale chciałby mieć również wysyłać cyfrowe listy polecone do innych osób i podmiotów posiadających adres do e-Doręczeń, również ma taka możliwość. W tym celu musi skorzystać z oferty kwalifikowanych dostawców usług (KDU). Są to podmioty, które uzyskały uprawnienia kwalifikowanego dostawcy rejestrowanego doręczenia elektronicznego i zostały wpisane do rejestru dostawców usług zaufania.
Korzystanie z tej oferty pozwala:
– korespondencję pomiędzy firmami, osobami fizycznymi, a także z urzędami;
– wysyłać i odbierać korespondencję na adres lub z adresu do doręczeń elektronicznych (ADE), wpisanego do bazy adresów elektronicznych (BAE);
– na otrzymanie dowodów wysłania i otrzymania korespondencji;
– prowadzić online korespondencję równoważną prawnie z tradycyjną pocztową przesyłką poleconą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru;
– na zachowanie poufności korespondencji i chroni przed kradzieżą, uszkodzeniem oraz ingerencją w treść.
Niestety usługa taka może być już płatna (w przeciwieństwie to podstawowej formy korzystania z systemu e-Doręczeń). Dostawcy zarejestrowani jako KDU maja swoje cenniki.
Kwalifikowani dostawcy usług w tym systemie to:
– Asseco Data Systems S.A.;
– Autenti sp. z o.o.;
– KFJ Inwestycje Sp. z o.o.;
– Poczta Polska S.A.;
– Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A.
Źródło: gov.pl
Czytaj także:
