Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur zwiększa odpowiedzialność ponoszoną przez księgowych. Wystawienie faktury w imieniu klienta już to nie tylko pomoc w formalnościach, lecz także osobiste ryzyko karno-skarbowe. Czy jednak biura rachunkowe zgodzą się na taką współpracę?
Przypomnijmy, że do KSeF w 2026 roku będą musieli przystąpić zarówno korporacyjni giganci, jak i osoby prowadzące działalność gospodarczą, jednak w różnych terminach. Termin wdrożenia obligatoryjnego KSeF w zależy od tego, czy jego obrót za poprzedni rok kalendarzowy przekroczył 200 mln zł. Jeśli tak – stanie się obowiązkowy począwszy od 1 lutego 2026 r. W przypadku podatników o mniejszych obrotach termin wejścia w życie KSeF przesunięty jest na 1 kwietnia 2026 r. Warto przy tym zaznaczyć, że ten sam termin dotyczyć będzie podatników czynnych, jak i zwolnionych z VAT. Od 1 kwietnia wszyscy podatnicy będą więc zobowiązani korzystać z e-faktur KSeF.
Wprowadzenie KSeF wymaga reorganizacji działów w większych firmach, jak również zmiany obiegu dokumentów między podmiotami gospodarczymi a biurami rachunkowymi.
– Do tej pory proces wystawiania i doręczania faktur był różnorodny. Jedni korzystali z zaawansowanych narzędzi, inni wystawiali fakturę w formie papierowej lub w Excelu. W obliczu wejścia w życie KSeF firmy mogą mieć zatem problem z dostosowaniem się do zmiany. Z pewnością przedsiębiorcy będą od księgowych oczekiwać rozwiązania problemu, a być może nawet fakturowania za nich dokonanych transakcji. Warto zatem, aby księgowi mieli świadomość czy jest to zgodne z prawem i z jakimi konsekwencjami się wiąże– podkreśla Monika Piątkowska, doradczyni podatkowa.
Księgowość i odpowiedzialność
Do obowiązków księgowych w firmach należy dziś często wystawianie faktury w imieniu firmy (oczywiście po otrzymaniu odpowiednich uprawnień). Po wejściu w życie KSeF zmieni się jednak związana z tym odpowiedzialność.
– W przypadku prowadzenia księgowości dla klienta biuro wykonuje na jego rzecz usługi związane z rachunkowością i rozliczeniami podatkowymi. Natomiast wystawienie faktury w imieniu klienta oznacza już potwierdzenie dokonania konkretnej transakcji. Za wystawioną fakturę odpowiada zawsze ten, kto ją wystawił. Po wejściu w życie KSeF będzie to osoba wprowadzająca fakturę do systemu. Księgowy godząc się na wystawienie faktury w imieniu swojego klienta przenosi na siebie odpowiedzialność nie tylko za błędy wynikające z jego pomyłki lub przeoczenia. Osoba wystawiająca fakturę może w ten sposób zostać pociągnięta do odpowiedzialności karno-skarbowej z wielu tytułów. Nieprawidłowości mogą dotyczyć przyjęcia nieprawidłowej stawki VAT, zawyżenia ceny wykonanej usługi czy sprzedanego towaru, a nawet wystawienia tzw. pustej faktury lub udziału w bardziej skomplikowanym procederze wyłudzenia podatku – przestrzega Monika Piątkowska
Choć w prawie podatkowym to podatnik – co do zasady – ponosi odpowiedzialność za nieprawidłowości, to jednak w prawie karno-skarbowym zasada jest inna. Odpowiedzialność przeniesiona jest na konkretną osobę fizyczna, która popełniła wykroczenie lub przestępstwo skarbowe – niezależnie od tego, jakie stanowisko zajmuje w firmie.
W praktyce więc księgowy, który decyduje się wystawiać faktury w imieniu klienta, bierze na siebie osobistą odpowiedzialność za ich prawidłowość i zgodność z rzeczywistością.
Czytaj także:
