Praca z domu w czasach pandemii koronawirusa to spore wyzwanie zarówno dla firm, jak i pracowników. Z pomocą przychodzą nowoczesne technologie, które pozwalają nam na pracę zdalną. Co więcej, praca zdalna, na którą większość z nas została skazana może skutkować tym, że nowe technologie znajdą nowe zastosowania. Epidemia może wręcz przyspieszyć ich rozwój.
#Zostańwdomu oraz HomeOffice – to hasła, które w ostatnich tygodniach zdominowały funkcjonowanie firm. Praca z domu, niegdyś traktowana jako przywilej, dziś stała się codziennością. Jednak jeszcze parę lat temu nie byłaby tak prosta. To rozwój nowoczesnych technologii spowodował, że większość czynności możemy zrobić bez wychodzenia z domu.
– Trudno dziś nie docenić wpływu technologii na jakość i prostotę pracy. Wystarczy pomyśleć chociażby o dostępie do istotnych dokumentów. Jeszcze parę lat temu musielibyśmy regularnie jeździć do biura, podczas gdy w 2020 roku większość spraw możemy załatwić całkowicie zdalnie – komentuje Dariusz Szwed, Product Business Development Manager w Canon Polska.
Wydajna współpraca online
Obecny kryzys udowadnia, że wyzwanie cyfryzacji, podejmowane przez przedsiębiorstwa od wielu lat, przynosi konkretne efekty. Szczególnie ważną rolę odgrywa dziś technologia cyfrowej chmury. Żadne inne rozwiązanie nie zostało tak szybko przyjęte zarówno przez biznes, jak i konsumentów. Działanie chmury obliczeniowej stało się niemal niedostrzegalnie zintegrowane z naszą codziennością.
– Od wielu miesięcy coraz częściej mówimy o potencjale, który drzemie w chmurze. Nasze słowa zostały właśnie zweryfikowane przez pandemię koronawirusa – zauważa Dariusz Szwed. – To dzięki technologii chmurowej pracownicy mogą dziś nie tylko wymieniać się dokumentami, ale i pracować jednocześnie nad jednym projektem, otwartym symultanicznie na wielu urządzeniach naraz. Ten trend zapoczątkował parę lat temu Google, tworząc zestaw chmurowych aplikacji do pracy biurowej. Obecnie coraz więcej producentów podąża w stronę rozwiązań umiejscowionych online.
Jak przekonuje Dariusz Szwed, także Canon wprowadził na rynek zestaw rozwiązań, mogących służyć pomocą w czasie pandemii, m.in. oprogramowanie umożliwiające zdalne zarządzanie biurowymi drukarkami i skanerami.
– Wyobraźmy sobie sytuację, w której firma musi na bieżąco prowadzić dokumentację oraz korzystać z usług poczty. Nawet jeśli jeden pracownik będzie musiał dojeżdżać do biura, na przykład w celu wysłania firmowej korespondencji, zastosowanie oprogramowania chmurowego może znacząco uprościć system zarządzania dokumentami. Pliki będą przypisane do konkretnego pracownika i uszeregowane w sposób dużo bardziej przejrzysty, niż gdyby wysyłać je dziesiątkami e-maili – wylicza ekspert Canon Polska.
To samo dotyczy odwrotnego procesu wprowadzania dokumentów w rzeczywistość cyfrową. Biurowe skanery są dziś niezwykle szybkie i proste w obsłudze, a inteligentne oprogramowanie pomaga ograniczyć pracę człowieka do minimum. Specjalista podaje przykład urządzenia wielofunkcyjnego, które może automatycznie rozpoznać skanowaną fakturę i wysłać ją bezpośrednio do działu księgowości lub zapisać w odpowiednim katalogu. Dzięki takim rozwiązaniom w biurze może pozostać zaledwie jedna osoba, fizycznie dostarczająca dokumenty do podajnika urządzenia.
Bezpieczeństwo na dystans
Kolejnym plusem chmury w czasach epidemii jest dobre zabezpieczenie firmowego cyberbezpieczeństwa. Do tej pory praca z domu była szczególnie źle widziana w przypadku przedsiębiorstw obawiających się o wyciek wrażliwych danych. Takie ryzyko zawsze istnieje, ale jak udowadniają badania firmy Gartner, aż 95 proc. przypadków wycieku danych powodują błędy ludzkie.
– W sytuacji kryzysu oraz fizycznego zamknięcia biur przeniesienie cyberbezpieczeństwa firmy do chmury może okazać się zbawienne. Nowoczesne systemy umożliwiają zdalny podgląd wszystkich zachodzących na serwerach procesów. Ani jedno zalogowanie, ani jeden ruch nie pozostaną niezauważone – zapewnia Dariusz Szwed.
Zabezpieczając biuro, warto pamiętać o pracujących w nim drukarkach, skanerach i kamerach. Wszystkie podłączone do sieci urządzenia mogą być potencjalną bramą ataku. Dlatego istotne jest korzystanie z zaufanego i często aktualizowanego oprogramowania, dostęp, do którego pozwoli spokojnie opuścić siedzibę firmy nawet na parę tygodni.
Zauważalna transformacja biznesu
Nie brakuje i innych sposobów kreatywnego wykorzystania cyfrowej chmury. Jedna z europejskich firm meblarskich udostępnia projekty mebli w przestrzeni internetowej, pozwalając klientom pobrać schematy i zlecić produkcję mebli lokalnym wykonawcom w ich regionie. Takie działanie znacząco obniża koszty transportu i magazynowania, jednocześnie redukując ślad węglowy firmy. Dodatkowym plusem jest wsparcie lokalnych społeczności oraz brak konieczności codziennego przychodzenia do pracy.
– Chmura stała się elementem tak zintegrowanym z nowoczesnym biznesem, że popełniamy błąd, mówiąc o „przyszłości chmury” – mówi Dariusz Szwed. – Tak naprawdę powinniśmy rozmawiać o przyszłości biznesu, w podtekście zakładając coraz szersze wykorzystanie oprogramowania chmurowego.
Jak przewiduje ekspert, stan epidemii może wręcz wspomóc kreatywne wykorzystanie nowoczesnych technologii. – Gdy zagrożone jest nasze życie, jesteśmy skłonni w większym stopniu zaryzykować, skorzystać z rozwiązań mniej standardowych. Wszystkie dotychczasowe obawy przechodzą na dalszy plan, bo najważniejsze jest to, aby móc wydajnie pracować, pozostając w izolacji. Paradoksalnie zatem, obecna sytuacja w pewien sposób wspiera rozwój technologii, wynajdując dla niej coraz to nowe zastosowania – podsumowuje przedstawiciel Canon Polska.
