Prezydent Andrzej Duda podpisał 30 stycznia tego roku nowelizację przepisów kodeksu pracy. Wprowadza ona na stałe instytucję pracy zdalnej. Usankcjonowana została także praca hybrydowa – wykonywana częściowo w domu, a częściowo w firmie. Formy te powinny być uzgodnione przy zawieraniu umowy o pracę i respektowane w trakcie trwania okresu zatrudnienia.
Przepisy ustawy z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw – gdzie są zawarte te nowe regulacje, zaczęły obowiązywać 1 marca 2023 r. Wejście w życie tych przepisów to ważny krok w kierunku tworzenia nowoczesnego rynku pracy, który adresuje zmieniające się potrzeby zarówno pracodawców i pracowników.
Definicja
Z pracą zdalną mamy do czynienia wówczas, gdy jej wykonywanie następuje całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym także pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Definicja pracy zdalnej pojawiła się jednak dużo wcześniej, bo już w 1995 roku (Raport R. Blanpaina). Wówczas praca zdalna została określona jako „praca wykonywana na rzecz pracodawcy lub klienta, głównie w miejscu innym niż tradycyjne miejsce pracy z wykorzystaniem technik informacyjnych”. W Polsce, taka definicja pojawiła się natomiast w Monitorze Prawa Pracy, gdzie Sławomir W. Ciupa zdefiniował ją jako „nową formę organizacji i wykonywania pracy, w której charakter, miejsce i czas pracy, sposób i warunki jej wykonywania, porządek i organizacja mogą być kształtowane poprzez zastosowanie zaawansowanych technologii informatyczno-komunikacyjnych”. Komisja Europejska również pokusiła się o definicję pracy zdalnej definiując ją jako “metodę organizowania i wykonywania pracy, gdzie pracownik pracuje poza zatrudniającą go firmą przez pewną część swojego czasu pracy, tym samym dostarczając do pracodawcy wyniki (tzw. rezultaty) pracy przy użyciu technologii informacyjnych, a także technologii przekazywania danych, zwłaszcza Internetu“. Żadna z tych definicji nie straciła na ważności i można powiedzieć, że nadal są one aktualne.
Praca zdalna a pandemia
O pracy zdalnej zaczęło być głośno w czasie pandemii koronawirusa, która spowodowała, że zdecydowana większość pracowników biurowych zaczęła wykonywać swoje obowiązki wobec pracodawcy przy wykorzystaniu formy zdalnej.
To właśnie pandemia przyspieszyła zmianę podejścia do sposobu wykonywania pracy, ale potrzeby tej zmiany wywołane trendami społecznymi, pokoleniowymi czy technologicznymi były postulowane już wcześniej. Obawy pracodawców przez wprowadzeniem tych rewolucyjnych zmian związane były zaś ze spadkiem efektywności i kontroli wykonywanych obowiązków. W praktyce okazało się to nieuzasadnione.
Zespół naukowców z Becker Friedman Institute w Chicago przeprowadził badanie, jak praca zdalna – tzw. home office – wpływa na efektywność pracowników w branży IT. Uwzględniono w tym badaniu dużą próbę 10 tysięcy pracowników dużej firmy IT, porównując zmianę rozkładu czasu pracy formy zdalnej i stacjonarnej. Wyniki były zaskakujące. Okazało się, że liczba godzin przepracowanych w formie zdalnej była większa aż o 30 procent. Jednak efektywność pracy wcale nie uległa zwiększeniu, co oznacza, że ta sama praca zajmowała im znacznie więcej czasu. Wyniki badania zwróciły również uwagę na fakt, że w pracy zdalnej znacznie więcej czasu poświęcano spotkaniom online oraz działaniom koordynacyjnym i logistycznym. Raport podsumowujący badanie zawiera konkluzję: „praca wykonywana w domu najprawdopodobniej będzie stanowiła przyszłość nowoczesnych zakładów pracy, jednak niektórych rodzajów relacji interpersonalnych nie da się zastąpić wirtualną rzeczywistością. Mowa przede wszystkim o jakościowej współpracy, doszkalaniu oraz o produktywnych przypadkach, kiedy to kreatywne pomysły pojawiają się podczas spontanicznych spotkań współpracowników”.
Polska poniżej średniej
Warto zapoznać się badaniami Eurostatu, który opublikował dane statystyczne dotyczące liczby osób w wieku 16-64 lata pracujących w formie zdalnej w krajach europejskich. Dane te wskazują, że co ósmy Europejczyk w 2020 roku wykonywał pracę zdalnie. Ilość godzin poświęcanych na prace zdalną w zależności od kraju była przy tym bardzo zróżnicowana. Poniższy rysunek przedstawia to porównanie. Liderem pracy zdalnej jest Finlandia (25,1 proc. pracowników wykonywała pracę zdalną), zaś kolejne miejsca zajęły kraje takie jak Luksemburg (23,1 proc.), Irlandia (21,5 proc.), Austria (18,1 proc.). Polska na tym tle wygląda dość słabo pod względem wykorzystania pracy zdalnej (8,9 proc.) plasując się poniżej średniej EU wynoszącej 12,3 proc.
Z pewnością, praca zdalna nie jest możliwa do wykonywania przez wszystkie grupy zawodowe. Do zawodów, które z powodzeniem mogą ją stosować możemy zaliczyć następujące:
- copywriter
- youtuber
- bloger
- specjalista IT
- informatyk
- tester gier lub oprogramowania
- księgowy
- tłumacz
- specjalista ds. social mediów
- lektor
- web designer
- analityk Big Data
- pracownik call center.
Dla osób chcących pogłębić wiedzę na temat popularności pracy zdalnej w Polsce, polecam raport Procontent Communication zatytułowany “Pandemia automatyzuje Polskę?” https://www.procontent.pl/wp-content/uploads/2020/09/Raport-Procontent-Pandemia-automatyzuje-Polske.pdf.
Nowe obowiązki pracodawcy
Jakie zatem obowiązki będą ciążyć na takich pracodawcach jak mali średni operatorzy telekomunikacyjni w związku z wejściem w życie znowelizowanych przepisów kodeksu pracy? Warto zapamiętać i przygotować się do wdrożenie poniższych zasad, które określają prawa i obowiązki pracodawcy. Firmy powinny przygotować stosowane regulaminy pracy zdalnej oraz ustalić zasady wykonywania pracy zdalnej z wykorzystaniem firmowych materiałów i narzędzi pracy w miejscu wskazanym przez pracownika.
Takie regulacje wewnętrzne powinny zawierać co najmniej:
- grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
- zasady pokrywania kosztów związanych z pracą zdalną;
- zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu;
- zasady porozumiewania się, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
- zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
- zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
- zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
- zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.
Jeżeli chodzi o zasady wykonywania pracy zdalnej to są one następujące:
- pracodawca będzie partycypował w kosztach pracowników – oznacza to, że powinien zapewnić materiały i dostęp do narzędzi pracy, także technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
- pracownikowi będzie przysługiwać ekwiwalent za pracę zdalną, jeżeli skorzysta z komputera lub innych własnych urządzeń technicznych, wliczając w to koszty energii elektrycznej i internetu;
- pracownik ma prawo do skorzystania z tzw. okazjonalnej pracy zdalnej – przez 24 dni w ciągu roku – na wniosek pracownika złożony pracodawcy, bez ekwiwalentu, poza regulaminem i porozumieniem z zakładową organizacją związkową (ten przepadek z pewnością nie dotyczy małych i średnich operatorów telekomunikacyjnych);
- pracodawca nie ma prawa odmówić wykonywania pracy zdalnej następującym osobom: rodzicom wychowującym dzieci do 4 roku życia, kobietom w ciąży, osobom opiekującym się niepełnosprawnymi;
- pracodawca może odmówić, jeżeli praca zdalna nie jest możliwa ze względu na organizację lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika;
- pracodawca ma prawo do kontroli pracownika w miejscu wykonywania przez niego pracy zdalnej (zasady kontroli powinien określić regulamin, polecenie pracy zdalnej lub porozumienie jej dotyczące). Zakres kontroli obejmuje np. stosowanie procedur ochrony danych osobowych lub warunków BHP i może być ona wykonywana w miejscu wykonywania pracy zdalnej, w godzinach pracy pracownika oraz co bardzo ważne po wcześniejszym uzgodnieniu z pracownikiem, tak by nie naruszać prywatności jego oraz innych domowników.
Praca zdalna z polecenia
Kodeks pracy wskazuje także sytuacje, w których pracodawca będzie miał prawo polecić pracę zdalną. Taką sytuacją jest np. okres obowiązywania stanu nadzwyczajnego, wprowadzenia stanu epidemii czy też stanu nadzwyczajnego oraz w czasie 3 miesięcy po ich odwołaniu.
Ponadto, pracodawca będzie mógł wydać polecenie pracy zdalnej z powodu działania siły wyższej, gdy nie będzie mógł czasowo zapewnić bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika (np. w przedsiębiorstwie dojdzie do poważnej awarii spowodowanej siła wyższą taką jak pożar, zalanie).
Wady i zalety pracy zdalnej
Na zakończenie, zobaczmy jakie wady i zalety wiążą się z wykonywaniem pracy zdalnej. Prezentuje je poniższa tabela:
| WADY | ZALETY | |
| Pracodawca | konieczność poniesienia – najczęściej na etapie dostosowania – kosztów związanych z zakupem sprzętu, oprogramowania oraz opłaty za wykorzystanie łączy telekomunikacyjnych;problemy w motywowaniu pracowników;ograniczona kontrola kosztów i czas pracy pracownika;ryzyko ochrony danych firmy, które mogą być przesyłane z firmy do pracownika;problemy z rozliczaniem efektywnego czasu pracy. | niższe koszty działalności operacyjnej (potencjalna redukcja kosztów korzystania z nieruchomości, wyposażenia i zużycia materiałów biurowych, utrzymania czystości); niższe koszty pracownicze przedsiębiorstwa, w tym dodatkowych nadgodzin;niższa absencja pracownicza;niższa rotacja pracowników;większa elastyczność i dostępność pracowników. |
| Pracownik | niski poziom integracji z innymi pracownikami;trudności w rozgraniczeniu pracy od wypoczynku;utrudniona i często wydłużona komunikacja (często zbyt długie oczekiwanie na odpowiedź);izolacja i poczucie samotności;ryzyko ograniczenia rozwoju i awansu;ryzyko stresu rodzinnego – praca w domu może wzmagać stres lub zakłócać życie rodzinne. | oszczędność czasu;swoboda miejsca wykonywania pracy;elastyczność w zakresie czasu realizacji zadań nałożonych przez pracodawcę;większe poczucie satysfakcji zawodowej; globalne możliwości rozwoju, pozyskiwania nowych pracodawców lub zleceniodawców; brak wpływu negatywnych aspektów kultury korporacyjnej;komfort psychiczny, spokojna atmosfera i brak ciągłego nadzoru. |
Praca zdalna – podsumowanie
Jak zawsze, w przypadku stosowania nowych regulacji, pojawiają się pytania i wątpliwości dotyczące ich praktycznego zastosowania. W przypadku pracy zdalnej pojawiają się wątpliwości takie jak: czy praca zdalna jest możliwa za granicą np. w tzw. ciepłych krajach? Jak w prawidłowy sposób ustalić poziom zwrotu kosztów dla pracownika oraz czy może on być zróżnicowany? Czy w przypadku pracy hybrydowej także obowiązuje zwrot kosztów? Z pewnością pytań może pojawić się więcej.
Zasady stosowania pracy zdalnej, mogą jeszcze ewoluować i z biegiem czasu wątpliwości będzie coraz mniej. Miejmy także nadzieję, że ustawodawca i organy podatkowe będą nadążać za praktyczną stroną stosowania tych zasad i wydawane ewentualne interpretacje tych przepisów będą to uwzględniać.
