System e-Doręczeń działa od początku roku. Skrzynki do e-Doręczeń można było założyć nawet wcześniej. Jednak wciąż wiele instytucji i innych podmiotów nie złożyło w tym celu poprawnego wnioski. Niektórzy przy próbie założenia skrzynki popełnili błędy, stąd opóźnienia. Pojawiła się instrukcja i podpowiedzi, jak zrobić to poprawnie.
Od pierwszego stycznia 2025 r. działa system e-Doręczeń. Firmy i instytucje również muszą założyć skrzynki do e-Doręczeń, by za ich pomocą prowadzić korespondencję. Chociaż w przypadku firm daty wdrożenia systemu są różne, to warto skrzynkę założyć już teraz.
W wielu przypadkach nie udało się jeszcze poprawnie założyć skrzynki do e-Doręczeń.
Najczęstsze błędy przy zakładaniu skrzynki do e-Doręczeń
Najczęściej pojawiają się te trzy błędy, które skutkują odrzuceniem wniosku o założenie skrzynki do e-Doręczeń:
– nazwa podmiotu niezgodna z nazwą w bazie REGON;
– NIP wskazany we wniosku nie jest przypisany do podmiotu wnioskującego o adres;
– pełnomocnictwo do złożenia wniosku nie zostało podpisane elektronicznie.
Żeby uniknąć odrzucenie wniosku warto zadbać o poprawność jego złożenia. Wypełniając wniosek należy nie tylko zwrócić uwagę, by nie popełnić wskazanych powyżej błędów. Należy także:
– dołączyć dokument potwierdzający reprezentację lub pełnomocnictwo podmiotu;
– dołącz potwierdzenie opłaty za pełnomocnictwo (jeśli nie korzysta się ze zwolnienia);
– wskazać administratora, czyli osobę, która będzie zarządzać skrzynką do e-Doręczeń – podać jej dane i adres e-mail, można skazać więcej niż jednego administratora.
Następnie warto sprawdzić jeszcze raz wniosek przed podpisaniem go elektronicznie. Można to zrobić profilem zaufanym, e-dowodem lub podpisem kwalifikowanym. Potwierdzenie złożenia wniosku zostanie wysłane na adresy e-mail wskazanych w nim administratorów.
Przewodnik ułatwi zakładanie skrzynki do e-Doręczeń
Został przygotowany specjalny przewodnik „Jak skutecznie wdrożyć e-Doręczenia – przewodnik dla podmiotów publicznych”. Skorzystać z niego mogą przedsiębiorcy zakładający skrzynkę do e-Doręczeń.
W przewodniku znajdują się również porady urzędów, które wdrożyły już e-Doręczenia.
Źródło: gov.pl
