Zgoda na przetwarzanie danych osobowych – jak powinna wyglądać?

23

Z określeniem przetwarzanie danych osobowych spotykamy się dość często. Nie każdy zdaje sobie sprawę, co to jest i dlaczego wymaga specjalnie przygotowanej zgody. Przetwarzanie danych osobowych polega na wykorzystaniu informacji, jakie dana jednostka pozyskała na temat swojego pracownika czy klienta.  

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych

Aby administrator był uprawniony do przetwarzania danych osobowych, musi zostać spełniony jeden, choć bardzo istotny warunek. Jest nim udzielenie zgody na przetwarzanie tych danych przez osobę, która je przekazuje. W tym celu niezbędna jest jasno sformułowana zgoda na przetwarzanie danych osobowych, która następnie musi zostać podpisana przez osobę te dane udostępniającą. Przez prawo dopuszczalne jest zachęcanie do podpisania zgody na przetwarzanie danych osobowych. Można oferować klientowi jakieś korzyści, np. darmowy produkt w zamian na podpisanie zgody na przetwarzanie danych, np. w celu marketingowym.  

Zgoda przyznawana jest dobrowolnie, istnieje możliwość odmowy jej podpisania. Może być ona także w dowolnym czasie wycofana. Zgoda może mieć formę pisemną (wlicza się w to forma elektroniczna) bądź ustną. W przypadku elektronicznej zgody wystarczy wybór odpowiednich ustawień, np. zaznaczenie okienka. Może mieć on także formę ustnego oświadczenia, będzie obowiązywała w przypadku, gdy rozmowa, podczas której została ona wyrażona, zostanie odpowiednio udokumentowana. Warunek potwierdzania zgody danej osoby w tym przypadku uważa się za spełniony, w momencie gdy przejawi ona swoją wolę przez celowe działanie. W przypadku braku reakcji czy milczenia uznaje się, że zgoda nie została wydana. 

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych – wzór

Zastanawiasz się, jak powinna wyglądać zgoda na przetwarzanie danych osobowych? Jest to specyficzny dokument, dlatego warto zorientować się, jak powinien wyglądać jego wzór. Zgoda na przetwarzanie danych osobowych musi być sformułowana w taki sposób, aby każda czytająca ją osoba nie miała problemu z jej zrozumieniem. Powinna więc mieć przejrzysta treść i być napisana prostym językiem.

Niezbędnym elementem, który musi znaleźć się w zgodzie na przetwarzanie danych osobowych, jest jasno określony cel korzystania z tych danych. Może mieć on charakter marketingowy, np. w celu wysłania klientowi newslettera. Dane nie mogą być wykorzystywane w innych celach, niż zostało to wcześniej określone. Powinien być tam także zawarty adres firmy, która prosi o udostępnienie jej swoich danych i jej nazwa. Warunkiem, który musi zostać spełniony, aby zgoda została uznana za obowiązującą, jest wskazanie zakresu danych, które będą przetwarzane. Według prawa firma może zbierać wyłącznie dane, które są niezbędne do osiągnięcia określonych przez nią celów. Powinna ona także zapewnić swoich klientów czy pracowników, że ich dane osobowe są przez jednostkę przechowywane przez okres nie dłuższy, niż jest to konieczne do wypełnienia danych celów. 

Co oznacza zgoda na przetwarzanie danych osobowych?

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych – co oznacza i z czym się wiąże? Osoba ja wyrażająca przyzwala na przetwarzanie jej danych w ramach realizowania celów określonych w zgodzie. Mogą one dotyczyć np. przesyłania informacji handlowych drogą mailową. Nie można jej wymusić, np. poprzez praktykę polegającą na sprzedawanie swoich produktów jedynie osobie, która wyraziła zgodę na przetwarzanie jej danych. Wyrażanie zgody to konkretne i świadome okazanie woli osoby, której dotyczą dane.

Kiedy zgoda na przetwarzanie danych jest konieczna?

Na pewno zastanawiasz się, czy zgoda na przetwarzanie danych osobowych jest zawsze konieczna. Tak naprawdę, zgoda stanowi prawną podstawę do przetwarzania danych tylko w monecie, gdy nie występują żadne inne przesłanki legalizujące. Oznacza to, że nasze dane mogą być przetwarzane bez naszej zgody, w sytuacji gdy jest to niezbędne do wykonania jakiejś umowy, ochrony interesów danej osoby czy do realizowania zadań w interesie publicznym. Zgoda na przetwarzanie danych jest konieczna – nie istnieją podstawy legalizujące do przetwarzania danych osobowych danej osoby.