Końcówka 2025 roku zamknie jeden z najdłuższych okresów przejściowych w polskiej cyfryzacji administracji. Od stycznia 2026 r. e-Doręczenia staną się fundamentem komunikacji z urzędami, a dobrze znany ePUAP, choć formalnie nie zniknie, zostanie sprowadzony do roli narzędzia pomocniczego. To zmiana nie tylko technologiczna, ale też prawna i organizacyjna, która wpłynie na sposób funkcjonowania instytucji publicznych, firm i części obywateli.
Ideą e-Doręczeń jest cyfrowy odpowiednik listu poleconego z potwierdzeniem nadania i odbioru, pełną identyfikowalnością stron oraz skutkami prawnymi identycznymi jak w tradycyjnej korespondencji. Jak podkreśla radca prawny Aleksy Zięba, senior associate w kancelarii Olesiński i Wspólnicy, od nowego roku urzędy nie będą mogły tłumaczyć braków w obsłudze cyfrowej „niegotowością organizacyjną”. System przestaje być opcją, staje się standardem.
W praktyce oznacza to, że:
- e-Doręczenia będą podstawowym i nadrzędnym kanałem przesyłania pism urzędowych,
- ePUAP pozostanie dostępny jedynie w ściśle określonych przypadkach, np. tam, gdzie szczególne przepisy wyraźnie go dopuszczą (jak niektóre skargi w postępowaniach administracyjnych).
Harmonogram zmian
Wdrażanie systemu zostało rozłożone na kilka etapów, ale kluczowe daty są już nieprzekraczalne:
- 1 stycznia 2025 r. – obowiązek posiadania aktywnego adresu do doręczeń elektronicznych (ADE) dla większości instytucji publicznych, zawodów zaufania publicznego oraz nowych firm wpisywanych do KRS.
- 1 stycznia 2026 r. – e-Doręczenia stają się głównym i nadrzędnym kanałem komunikacji dla tych podmiotów.
- 1 października 2026 r. – obowiązek obejmuje wszystkich przedsiębiorców zarejestrowanych w CEIDG do końca 2024 roku.
- październik 2029 r. – ostateczny termin wdrożenia systemu przez samorządy, sądy, prokuraturę i organy ścigania.
Eksperci nie mają wątpliwości: brak aktywnego ADE to realne ryzyko prawne.
W przypadku instytucji publicznych może to prowadzić do podważenia skuteczności doręczeń, a w przypadku firm — do sytuacji, w której pismo uznane zostanie za doręczone, mimo że nikt go faktycznie nie odebrał. Skutki? Utrata terminów, przegrane sprawy, konsekwencje finansowe.
Poczta Polska i model hybrydowy
Operatorem wyznaczonym do obsługi systemu jest Poczta Polska, która realizuje go w dwóch uzupełniających się modelach:
- PURDE – publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, w pełni cyfrowa,
- PUH – publiczna usługa hybrydowa, kluczowa w okresie transformacji.
Model hybrydowy pełni rolę pomostu dla osób i podmiotów, które nie przeszły jeszcze na pełną cyfryzację. Urząd wysyła dokument elektronicznie, a Poczta Polska drukuje go, kopertuje i doręcza w formie tradycyjnego listu poleconego. Co istotne — nawet po 2026 roku ta forma nie zniknie całkowicie.
A co z obywatelami?
Dla osób fizycznych e-Doręczenia pozostają dobrowolne. Nie ma sankcji za brak ADE, ale decyzja o jego założeniu jest wiążąca: od tego momentu urząd będzie komunikował się z nami wyłącznie cyfrowo. Zdaniem ekspertów rezygnacja z ADE może oznaczać dłuższe procedury i wolniejszy obieg dokumentów — szczególnie w sprawach wymagających intensywnej korespondencji.
Choć ustawa o doręczeniach elektronicznych obowiązuje od 2020 roku, system nadal jest „kalibrowany”. W sierpniu resort cyfryzacji przedstawił projekt kolejnej nowelizacji, która ma:
- doprecyzować definicje,
- uregulować kwestie korespondencji niejawnej,
- usprawnić funkcjonowanie systemu w praktyce.
