Centrum Projektów Polska Cyfrowa opublikowało zaktualizowane statystyki kontroli i ich wyniki. Przez ostatnie dwa lata kontrole odbywały się w nietypowy sposób, gdyż z uwagi na pandemie przeprowadzane były głównie zdalnie. Umożliwiły to wdrożone podczas wcześniejszych kontroli procesy cyfrowe. Raport dotyczy projektów realizowanych w ramach POPC 2014-2020.
Kontroli dokonywali pracownicy Wydziału Kontroli Projektów w Departamencie Kontroli Projektów w CPPC. Podlegały jej projekty I, II, III oraz V osi POPC. Częściowo kontrole prowadzone były na zlecenie CPPC przez Urząd Komunikacji Elektronicznej w zakresie I osi POPC oraz wykonawcę zewnętrznego.
Wyniki kontroli i zalecenia
Nadal występują błędy w realizacji projektów, jednak widoczny jest wzrost świadomości beneficjentów w kwestii prawidłowego przeprowadzania inwestycji na każdym etapie. Dlatego też POPC nie ograniczyła się jedynie do przeprowadzenia kontroli i opublikowania z niej wniosków, ale przestawiła zalecenia, które w przyszłości pozwolą wykonawcom jeszcze lepiej realizować inwestycje i nie popełniać błędów.
W kontroli pojawiały się realizacje projektu niezgodne z zatwierdzoną dokumentacją. Istotne jest prowadzenie stałego monitoringu realizacji projektu, a w przypadku chęci czy konieczności wprowadzenia zmian należy złożyć wniosek o zmianę w projekcie. Następnie musi zostać przygotowany aneks do umowy, by dokumentacja była zgodna z prowadzonymi pracami.
Znaleziono także nieprawidłowości w wypełnianiu dokumentów księgowych, finansowych i kadrowych oraz brak wyodrębnionej ewidencji księgowej na potrzeby realizacji projektu. Dlatego należy zwracać uwagę na wymogi przeprowadzanych projektów. Zgodnie z Katalogiem kwalifikowalności dla każdej osi priorytetowej POPC dokumenty potwierdzające poniesione wydatki należy wypełnić tak, by widoczny był związek danego wydatku z realizowanym projektem. Wydatki powinny również odnosić się do konkretnej pozycji wynikającej z wniosku o dofinansowanie.
Innymi niedociągnięciami znalezionymi podczas kontroli były braki dokumentów kadrowych dotyczących zaangażowania pracowników w realizację projektu. Rekomendacje POPC dotyczą w tym zakresie stworzenia wzorów dokumentów kadrowych i stosowanie tak opracowanej dokumentacji przez cały okres realizacji projektu. Podobnie można działać w przypadku dokumentów księgowych i finansowych. Warto też zapoznać zespół kadr z zasadami angażowania w projekt i rozliczania wynagrodzeń w ramach projektu.
Beneficjentom zdarzało się też błędne wypełnianie Wniosków o Płatność w punkcie Zestawienie dokumentów, a także brak promocji projektu czy prowadzanie jej niezgodnie z zasadami zapisanymi w projekcie.
W Podręczniku wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 znajdują się zapisy dotyczące informacji i promocji, stanowiące wymagania będące minimalnym zakresem działań, które należy zrealizować w ramach działań promocyjnych w projekcie.
Zauważono także brak właściwego nadzoru nad zakupionym sprzętem. Beneficjenci powinni prowadzić rejestr zakupionych w ramach projektów urządzeń i elementów infrastruktury, stworzyć dokumentację zdjęciową oraz monitorować sprzęt przez weryfikację jego sprawności.
Te i inne wnioski oraz rekomendacje POPC znalazły się w pełnej wersji reportu, który znajduje się na końcu artykułu.
Wydatki WoP
W trakcie przeprowadzanej kontroli sprawdzano także wydatki z WoP. Są to Wnioski o Płatność, na podstawie których Beneficjant otrzymuje dofinansowanie na realizację projektu zgodnie z podpisan a umową.
W roku 2016 kontroli w miejscu realizacji projektu poddano wydatki z jednego WoP. Jego wartość to 173 348,88 zł w ramach działania 2.1 POPC. W kolejnym roku wydatki były już znacznie większe. Kontroli poddano wydatki z WoP o wartości ogólnej 26 448 295,13 zł. 2018 rok to kolejny wzrost wydatków z WoP, których ogólna wartość to 373 638 351,92 zł.
W roku 2019 wydatki z WoP zmniejszyły się i wyniosły 114 163 257,38 zł, by w kolejnym roku wzrosnąć do wartości ogólnej 210 077 194,53 zł.
Rok 2021 to wydatki na poziomie 98 654 324,98 zł, a do końca czerwca 2022 r. wydatki wyniosły 311 972 620,92 zł.
Pozostałe projekty
Pracownicy POPC przeprowadzili nie tylko kontrole projektów w ramach I, II oraz III osi POPC. W 2020 i 2021 roku kontrolowali również projekty grantowe realizowane w ramach projektów Zdalna Szkoła i Zdalna Szkoła +. W sumie w latach 2016-2022 przeprowadzono 810 kontroli, a stwierdzone w nich uchybienia stanowią jedynie niewielki odsetek.
Wiele z kontrolowanych projektów jest na tyle zaawansowanych, że podczas kontroli sprawdzany jest już finalny efekt projektu.
Pełen raport z kontroli:
