Krajowy System e-Faktur miał uporządkować obieg dokumentów, ograniczyć szarą strefę i dać administracji lepszą kontrolę nad nadużyciami. W teorii to klasyczny projekt państwowy: centralizacja, jednolity standard, automatyzacja. W praktyce pierwsze dni po starcie pokazały, że nawet jeśli kierunek zmian jest przesądzony, to ich wykonanie bywa równie ważne jak sama idea. Rząd przeprasza za problemy z logowaniem, a debata przesuwa się z pytania czy KSeF, na pytania jak KSeF ma działać i kto ma ponieść koszty przejścia.
Zasadnicza informacja dla drobnych sprzedawców jest prosta: do 31 grudnia 2026 r. można wystawiać faktury poza KSeF, jeśli w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekroczy 10 tys. PLN. Obowiązek ma się pojawić dopiero 1 stycznia 2027 r. Problem polega na tym, że w obszarze podatków proste bardzo rzadko oznacza jednoznaczne.
Wątpliwości dotyczą tego, jak liczyć próg 10 tys. PLN. To nie jest akademicki spór o definicje. Od tego zależy, czy firma będzie musiała wejść do KSeF wcześniej, czy może legalnie pozostać przy fakturach papierowych lub elektronicznych wystawianych poza systemem. Jeżeli komunikacja ministerstwa jest bardziej ogólna niż treść przepisów, rynek zawsze zareaguje tak samo: ostrożnością i próbą minimalizacji ryzyka.
Oczywiście były problemy z logowaniem
Kłopoty z dostępem do KSeF w pierwszych dniach po starcie pokazały, że w projektach cyfrowych nie wygrywa ten, kto ma najlepszą prezentację, tylko ten, kto ma stabilną ścieżkę wejścia do systemu. Przez dłuższy czas dominowało wyjaśnienie o przeciążeniu infrastruktury związanym z Profilem Zaufanym i dużą liczbą prób logowania.
11 lutego minister finansów Andrzej Domański dołożył drugi element: mówił o ataku DDoS prowadzonym z 17 państw na mechanizm logowania. Podkreślał jednocześnie, że sytuacja została opanowana, a coraz więcej użytkowników korzysta z rozwiązań komercyjnych, takich jak certyfikaty i tokeny. To istotny szczegół, bo w praktyce oznacza przerzucanie części kosztu operacyjnego na firmy – nie wprost, ale konsekwentnie, wraz z rosnącą presją na bardziej niezawodne metody dostępu.
Wicepremier i minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski zapowiedział uruchomienie logowania do KSeF przez mObywatela, co ma wymagać integracji z Krajowym Węzłem Identyfikacji Elektronicznej (login.gov.pl). Z perspektywy użytkownika liczy się jedno: więcej niż jedna sensowna ścieżka dostępu i brak uzależnienia całego procesu od jednego kanału, który może zostać przeciążony.
To działanie ma konkretny termin graniczny. 1 kwietnia KSeF ma objąć kolejną, znacznie większą grupę firm MŚP. W obiegu medialnym pojawiają się liczby rzędu około 1,4 mln podmiotów. Nawet jeśli realne obciążenie będzie rozłożone w czasie, skala jest nieporównywalna z fazą startową, która obejmowała największych podatników.
Ucieczka do Czech? To bardziej sygnał o nastrojach niż masowy trend
W tle rośnie jeszcze jedno zjawisko: część przedsiębiorców rozgląda się za prowadzeniem działalności w Czechach, gdzie nie ma odpowiednika KSeF. Firmy doradcze obsługujące zakładanie biznesu za granicą mówią o dużym zainteresowaniu. Warto to czytać ostrożnie: takie deklaracje często są prawdziwe, ale nie muszą oznaczać skali masowej migracji. Za to niemal zawsze oznaczają coś innego – spadek zaufania do przewidywalności regulacyjnej i zmęczenie częstymi zmianami, których koszt organizacyjny ponosi mikro i mały biznes.
Na tym etapie KSeF nie jest już projektem testowym ani polityczną zapowiedzią. Stał się codziennym narzędziem pracy dla tysięcy firm i w najbliższych miesiącach obejmie kolejne setki tysięcy. To oznacza, że okres taryfy ulgowej – także mentalnej – szybko się kończy.
Państwo będzie dalej poprawiać infrastrukturę, rozszerzać kanały logowania i doprecyzowywać interpretacje. Firmy natomiast muszą nauczyć się funkcjonować w systemie, który jest obowiązkowy, scentralizowany i w dużej mierze nieelastyczny. W tym układzie nie wygra ten, kto najdłużej czeka, ale ten, kto najszybciej uporządkuje procesy, uprawnienia i odpowiedzialność.
KSeF nigdy nie będzie idealny. Najprawdopodobniej jeszcze nie raz się zatnie, zmieni regulamin albo sposób działania. Ale to już nie jest pytanie o sens reformy, tylko o koszt jej wdrożenia. I o to, kto zapłaci go w praktyce: administracja, system informatyczny czy przedsiębiorca, który zostanie z problemem sam.
Czytaj także:
