Początek 2025 r. to poważna zmiana w korespondencji z różnymi urzędami i instytucjami publicznymi. Wszystko za sprawa usługi e-Doręczeń. Pozwoli ona na wymianę pism pomiędzy obywatelami a jednostkami publicznymi online.
– Wprowadzany system doręczeń elektronicznych to przede wszystkim ogromny krok w usprawnieniu korespondencji urzędowej. Cyfrowy odpowiednik listów poleconych za potwierdzeniem odbioru będzie sporym ułatwieniem zarówno dla instytucji publicznych, ale też dla obywateli, w tym osób często wyjeżdżających czy zmieniających miejsce zamieszkania – wyjaśnia Dariusz Standerski, wiceminister cyfryzacji.
System e-Doręczeń – długa droga do celu
Wprowadzenie systemu e-Doręczeń trwało długo i napotykało wciąż nowe problemy. Kilkukrotnie zmieniano też datę wprowadzenia systemu. O czym donosiliśmy za każdym razem:
Od czerwca 2023 r. można było testować.
W listopadzie 2024 r. projekt nowelizacji ustawy o doręczeniach elektronicznych został przyjęty przez Radę Ministrów. Wprowadzał on okres przejściowy. W trakcie jego trwanie równoważne z doręczeniem na adres do doręczeń elektronicznych będzie doręczenie na ePUAP czy inne formy doręczeń. Okres ten trwał będzie do końca 2025 r.
W 2025 roku e-Doręczenia staną się rzeczywistością
Jednak już od 1 stycznia 2025 r. list polecony z urzędu będzie można odebrać przez internet.
System e-Doręczeń jest bezpłatny, wygodny, szybki i bezpieczny. Aktywacja skrzynki do e-Doręczeń już teraz pozwoli od nowego roku załatwiać więcej urzędowych spraw z każdego miejsca i w dowolnym czasie. W dowolnym momencie, z dowolnego miejsca, bez konieczności wizyty na poczcie i stania w kolejkach.
e-Doręczenia to również możliwość odpowiedzi na urzędowe pismo online. Wystarczy jedynie dopełnić formalności związanych z założeniem specjalnego adresu i skrzynki.
– List polecony przez Internet to przełom w sposobie komunikowania się z urzędami. Dzięki e-Doręczeniom zyskujemy wygodę, szybkość i bezpieczeństwo, eliminując zbędne formalności i kolejki – przekonuje Dariusz Standerski.
e-Doręczenia to nowy krok w cyfryzacji administracji. W 2025 r. podmioty publiczne będą miały obowiązek korzystać ze skrzynki do doręczeń elektronicznych. Będą to:
– urzędy miast;
urzędy gmin;
– ZUS;
– NFZ;
– urzędy skarbowe;
– publiczne ośrodki zdrowia;
– placówki oświatowe.
e-Doręczenia to wiele korzyści
Nowy sposób wymiany korespondencji z instytucjami publicznymi to wiele korzyści. Dotyczy to zarówno jednostek administracji, ale przede wszystkim dla obywateli. Przesyłka nadana poprzez system do e-Doręczeń jest równoważna prawnie listowi poleconemu za pośrednictwem odbioru.
Dzięki temu można zapomnieć o awizo w skrzynce pocztowej i kolejkach na poczcie. Pismo urzędowe czy każdy list z instytucji publicznej będzie można otrzymać w formie cyfrowej. Wystarczy komputer, tablet lub telefon z dostępem do internetu. Tą samą drogą każdy może wysłać pismo do urzędu. Dotyczy to zarówno obywatelek i obywateli, jak i firm w całym kraju,
Takie rozwiązanie to oszczędność finansowa. Korespondencja wymieniana z podmiotami publicznymi w ramach e-Doręczeń jest bezpłatna. Nie trzeba ponosić opłat jak w przypadku korespondencji papierowej za znaczek, kopertę, materiały biurowe czy wydruk dokumentów.
Dzięki systemowi e-Doręczeń mamy na bieżąco informacje, jakie pismo wpłynęło. Osobista skrzynka do e-Doręczeń pozwala na wysyłanie odbiorcy natychmiastowych powiadomień. Można też w każdej chwili sprawdzić status wysłanego przez siebie pisma. Usprawnia to monitorowanie sprawy i kontakty z urzędami.
Poza tym jest to dużo bardziej przejrzysta forma kontaktu niż w przypadku papierowej z awizem i odbiorem na poczcie. Awizo nie zawiera informacji o nadawcy. Dopiero na poczcie odbiorca dowiaduje się kto do niego napisał. W przypadku korzystania z e-Doręczeń informacja o tym, jaka instytucja publiczna wysłała list, widoczna jest od razu.
Niezależnie od tego, w jakim miejscu kraju czy świata jesteśmy, możemy odbierać pisma w systemie e-Doręczeń, gdyż adres do doręczeń elektronicznych jest stały. Nie trzeba go aktualizować w rożnych instytucjach. Odbywa się za pośrednictwem internetu. To wystarczy i w dowolnym miejscu mamy do niego dostęp.
Osobista osobistą skrzynka do doręczeń elektronicznych, pozwalać mieć wszystkie ważne dokumenty i informacje w jednym miejscu. Dostarczone na indywidualny Adres Doręczeń Elektronicznych (ADE).
Jak założyć skrzynkę do e-Doręczeń?
Indywidualną skrzynkę do e-Doręczeń można założyć już dzisiaj.
Trzeba to zrobić poprzez stworzenie adresu i skrzynki poprzez stronę edoreczenia.gov.pl lub mObywatel.gov.pl w zakładce Twoje skrzynki.
Pierwszy krok to wypełnienie wniosku o adres oraz skrzynkę do e-Doręczeń. Wniosek trzeba uzupełnić wymaganymi danymi, a następnie podpisać go elektronicznie. Jest na to kilka sposobów:
– profilem zaufanym;
– e-dowodem;
– podpisem kwalifikowanym.
O tym, czy dokument został złożony prawidłowo, dowiadujemy się za pośrednictwem skrzynki pocztowej podanej we wniosku. Na jej adres zostaje wysłane powiadomienie. Status wniosku jest też cały czas widoczny w zakładce Zarządzaj adresami do e-Doręczeń po zalogowaniu się na edoreczenia.gov.pl.
W ten sposób uzyskujemy indywidualny adres doręczeń elektronicznych, czyli ADE. Kolejnym krokiem jest aktywacja skrzynki.
Po zalogowaniu się do serwisu oraz otwarciu zakładki Twoje skrzynki w menu bocznym trzeba kliknąć przycisk Aktywuj skrzynkę. Należy to zrobić przy tej skrzynce, która ma być aktywowana. Potem podajemy podać adres e-mail, na który będą wysyłane powiadomienia.
Ostatni etap to ostateczne aktywacja skrzynki poprzez przycisk Aktywuj.
Na podany do powiadomień adres mailowy przychodzi informacja dotycząca tego, że skrzynka jest aktywna i można z niej korzystać.
Po aktywowaniu skrzynki do e-Doręczeń korespondencja wysyłana przez podmioty używające tego systemu trafia właśnie na osobistą skrzynkę do doręczeń elektronicznych. Na adres mailowy podawany w całym systemie zakładania skrzynki są natomiast wysyłane powiadomienia do odbiorcy o tym, że w jego skrzynce doręczeń elektronicznych pojawiła się nowe pismo. Ułatwia to śledzenie korespondencji i pozwala być na bieżąco.
Działa to również w drugą stronę, gdyż z tej skrzynki można wysyłać pisma do urzędów. System e-Doręczeń pozwala sprawdzić status tak wysłanego pisma. To wygodny sposób monitorowania sprawy i sprawny kontakt z urzędami.
W jednym z poprzednich tekstów pisaliśmy również o tym, do jakich urzędów wyślesz pismo wprost ze skrzynki doręczeń elektronicznych:
Źródło: gov.pl
