Praca zdalna nie zwalnia od przestrzegania zasad przetwarzania danych osobowych. Przypomina Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) i jednocześnie zwraca uwagę, że to na pracodawcach jako administratorach danych przetwarzanych przez pracowników spoczywa obowiązek o ich przestrzeganie.
Podczas pracy zdalnej łatwiej naruszyć bezpieczeństwo danych osobowych, a przynajmniej istnieje taka obawa, zarówno do przetwarzania danych przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, jak i danych zawartych w dokumentach papierowych.
UODO przypomina, że pracodawca w wyjątkowych sytuacjach może zezwolić pracownikom na korzystanie w pracy zdalnej z dokumentacji papierowej zawierającej dane osobowe, ponieważ wiąże się to z większym ryzykiem naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych oraz związaną z nim koniecznością ich odpowiedniego zabezpieczenia.
Urząd przypomina, że pracownicy nie mogą samowolnie wynosić dokumentacji w postaci papierowej poza określony przez pracodawcę obszar przetwarzania danych.
“O ile Kodeks pracy wprost reguluje niektóre kwestie dotyczące ochrony danych osobowych w ramach wykonywania telepracy, to żadne przepisy szczególne nie określają odrębnych wymogów ochrony danych osobowych podczas pracy zdalnej” – czytamy w komunikacie UODO.
Jak argumentuje UODO, pracodawca, kierując do zdalnej pracy pracownika, musi zapewnić zgodność z ogólnymi przepisami dotyczącymi ochrony i bezpieczeństwa danych osobowych. W tym celu powinien wdrożyć odpowiednie procedury oraz środki organizacyjne i techniczne tak, aby pracownicy mieli wystarczającą świadomość i narzędzia umożliwiające im przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych.
UODO dodaje, ze pracodawca, decydując się na umożliwienie pracownikom korzystania podczas pracy zdalnej z dokumentacji papierowej, musi podjąć działania mające na celu ograniczenie ryzyka związanego z utratą dostępności, integralności oraz poufności danych.
Praca na dokumentach papierowych nie będzie uzasadniona m.in., jeżeli pracodawca wdrożył elektroniczny obieg dokumentów, a pracownik ma bezpieczny dostęp do niezbędnych do pracy danych osobowych przy pomocy środków komunikacji elektronicznej.
Urząd zwraca uwagę, że należy ograniczyć liczbę dokumentów wynoszonych z siedziby administratora do tego, co niezbędne w stosunku do celu przetwarzania danych osobowych przez pracownika w ramach pracy zdalnej.
Jeśli zaś istnieje taka konieczność, to należy w odpowiedni sposób zabezpieczyć dane osobowe, a w domu czy w innym miejscu wykonywania pracy zdalnej należy odpowiednio je przechowywać: w zamykanych na klucz szufladach biurka lub szafach, przestrzegać zasady czystego biurka, zabezpieczać dokumenty przed wglądem nieuprawnionych osób trzecich, m.in. członków rodziny.
Urząd przypomina, że dokumentów zawierających dane osobowe nie można wyrzucać do kosza. Jeżeli pracownik nie posiada w domu niszczarki, powinien te dokumenty przechować w bezpieczny sposób, a po zakończeniu pracy zdalnej zniszczyć je w biurze.
Źródło: UODO
