W teorii brzmi to pięknie: zatrudniasz mądrych ludzi, dajesz im swobodę, a oni sami ogarniają tematy.
W praktyce każdy, kto zupełnie odpuścił kontrolę, szybko zobaczył, jak to się kończy:
– rośnie chaos,
– pojawiają się błędy,
– spada jakość,
– frustracja jest po obu stronach – i u szefa, i u zespołu.
To ważne: kontrola nie jest przeciwieństwem samodzielności.
Kontrola jest narzędziem, które – jeśli jest mądrze używane – do tej samodzielności prowadzi.
Kontrola to standard w biznesie, nie brak zaufania
Płacisz ludziom za pracę, za efekty, za odpowiedzialność.
To naturalne, że chcesz sprawdzać:
– czy zadania są wykonane tak, jak się umawialiście,
– czy jakość jest zgodna ze standardem firmy,
– czy to, co robią, naprawdę dowozi efekt dla klienta.
Brak kontroli nie jest zaufaniem.
Brak kontroli to zostawienie firmy na autopilocie, bez nawigacji.
Dobrze zaplanowana kontrola wysyła zespołowi ważny komunikat:
To, co robisz, ma znaczenie. Interesuje mnie wynik Twojej pracy.
Ludzie dużo chętniej się starają, kiedy widzą, że ktoś naprawdę patrzy na rezultat, a nie tylko odhacza obecność.
Kontrola jako okazja do pochwały i korekty
Źle prowadzona kontrola kojarzy się tylko z:
szukaniem błędów, przyłapaniem na czymś, dociskaniem.
Tymczasem mądra kontrola daje Ci dwie bezcenne możliwości.
1. Docenienie pracownika
– zauważasz, co robi dobrze,
– mówisz o tym na głos,
– wzmacniasz jego pewność siebie i motywację.
Ludzie często nie wiedzą, że robią coś na wysokim poziomie, dopóki im tego nie powiesz.
2. Korekta na bieżąco
– wyłapujesz błędy, zanim staną się kryzysem,
– możesz skorygować kierunek, gdy projekt jest w połowie,
– oszczędzasz nerwy, czas i pieniądze.
Zamiast ratować projekt na końcu i pytać:
Dlaczego nikt mi o tym wcześniej nie powiedział?
masz punkty kontrolne po drodze, w których można zawrócić, poprawić, doprecyzować.
Kontrola przestaje być narzędziem presji, a staje się narzędziem rozwoju – i dla pracownika, i dla firmy.
Jak często kontrolować pracowników?
To zależy od trzech rzeczy:
– długości zadania lub projektu,
– doświadczenia pracownika,
– wagi zadania dla firmy.
Dla uproszczenia możesz przyjąć:
– zadania jednodniowe – jedno krótkie sprawdzenie w ciągu dnia,
– zadania tygodniowe – minimum jedna, a najlepiej dwie weryfikacje (np. środek tygodnia + koniec),
– zadania długoterminowe – z góry zaplanowane etapy kontrolne i jasne kamienie milowe.
Niezależnie od branży absolutnym minimum jest:
jedno spotkanie kontrolno-rozwojowe z pracownikiem w tygodniu.
Brak regularnych rozmów zawsze kończy się tym samym:
zaskoczeniami, pretensjami i tłumaczeniami ja myślałem, że….
Uprzejmość i szacunek – fundament dobrej kontroli
Możesz mieć świetny system, doskonałe wskaźniki i jasno opisane procedury,
ale jeśli sposób kontrolowania jest ostry, arogancki lub poniżający – zabijesz zaangażowanie.
Zespół kontrolowany w sposób nieuprzejmy:
– zaczyna się bać,
– chowa błędy zamiast o nich mówić,
– robi absolutne minimum, żeby się nie czepiali.
Dlatego:
– kontroluj z intencją rozwoju, nie szukania winnych,
– dawaj feedback oparty na faktach, nie emocjach,
– mów językiem szacunku, nawet jeśli mówisz o poważnym błędzie.
Sposób, w jaki Ty traktujesz pracowników, bardzo mocno przekłada się na to,
jak oni później traktują klientów, dostawców i siebie nawzajem.
Mierz fakty, nie wrażenia
Ocena pracy oparta na nastroju kierownika to przepis na konflikty i poczucie niesprawiedliwości.
Oprzyj kontrolę na mierzalnych wskaźnikach, takich jak:
– liczba spotkań sprzedażowych,
– czas odpowiedzi na zapytania klientów,
– terminowość realizacji zadań,
– liczba błędów, reklamacji, poprawek,
– poziom wykonania planu (np. procent zamówień zrealizowanych na czas).
Fakty:
– ułatwiają rozmowę,
– skracają dyskusje czy to było dobrze, czy źle,
– pozwalają szybko wprowadzić korekty.
Zamiast wydaje mi się, że ostatnio gorzej pracujesz możesz powiedzieć:
W ostatnich czterech tygodniach liczba reklamacji wzrosła o X%. Zobaczmy razem, skąd to się wzięło i co możemy zmienić.
Gdy coś jest nie tak – zacznij od siebie
Jeśli efekt pracy pracownika jest słaby, pierwsza reakcja często brzmi:
On się nie przykłada, Ona się nie nadaje.
Zanim postawisz taką diagnozę, zadaj sobie kilka uczciwych pytań:
– Czy zadanie było jasno wytłumaczone?
– Czy padł konkretny termin – dzień i godzina?
– Czy pracownik wiedział, jak ma wyglądać rezultat (przykład, wzór, liczby)?
Zaskakująco często okazuje się, że problem nie leży w braku chęci czy kompetencji,
tylko w niedoprecyzowanej komunikacji z góry.
Prosta praktyka, którą bardzo polecam po delegowaniu zadania:
Powiedz proszę własnymi słowami, jak mnie zrozumiałeś – co dokładnie zrobisz, do kiedy i w jaki sposób.
W wielu firmach już samo wprowadzenie tego jednego zdania drastycznie obniża liczbę nieporozumień.
Kontrola jako droga do samodzielności
Paradoks polega na tym, że to właśnie mądra, regularna kontrola prowadzi do samodzielności.
Dzięki niej:
– pracownicy dokładnie wiedzą, czego się od nich oczekuje,
– dostają jasne informacje, co robią dobrze, a co poprawić,
– z każdym kolejnym zadaniem popełniają mniej błędów,
– mogą przejmować od Ciebie coraz więcej odpowiedzialności.
Efekt?
Firma działa sprawniej,
Ty odzyskujesz czas i spokój,
ludzie czują się potrzebni, kompetentni i ważni.
Dobrze zaprojektowany system kontroli to nie kaganiec.
To rusztowanie, które pomaga ludziom urosnąć – aż w końcu część tego rusztowania można zdemontować, bo zespół działa już naprawdę samodzielnie.
___
Jeśli masz jakieś pytania lub chcesz popracować nad swoją firmą to śmiało napisz do mnie
lub zadzwoń: 535-397-439.
