Pracownicze Plany Kapitałowe

System długoterminowego oszczędzania emerytalnego w postaci Pracowniczych Planów Kapitałowych stał się powszechny. Kapitał na ten cel ma być budowany wspólnie przez pracowników, pracodawców oraz państwo.

Ustawa z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (PPK) z początkiem roku objęła już ostatnią część „podmiotów zatrudniających”, czyli takich, które zatrudniały mniej niż 20 pracowników oraz podmioty z sektora finansów publicznych. Wcześniej obowiązkami z tej ustawy zostały objęte podmioty zatrudniające co najmniej 250 osób oraz zatrudniające co najmniej 50 i 20 osób.

– Pracowniczy Plan Kapitałowy jest programem dobrowolnym dla osób zatrudnionych, natomiast zatrudniający muszą (z drobnymi wyjątkami) obowiązkowo utworzyć PPK, a zatem zapoznać się z procedurą przewidzianą ustawą i wdrożyć ją – wyjaśnia Anna Wojciechowska z Kancelarii KTW.Legal Płonka Medaj Sobota Radcowie Prawni. – Mimo dość długiego już okresu obowiązywania niektóre przepisy dotyczące PPK nadal mogą budzić pewne wątpliwości.

Kogo objęły obowiązki przewidziane ustawą o PPK?

Okazuje się, że nazwa planów odwołująca się do pojęcia pracownika, może być myląca. Zgodnie deficją ustawy o PPK „osoby zatrudnione” to bowiem:

• pracownicy, o których mowa w art. 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, z wyjątkiem pracowników przebywających na urlopach górniczych i urlopach dla pracowników zakładu przeróbki mechanicznej węgla oraz młodocianych w rozumieniu art. 190 § 1 Kodeksu pracy;
• osoby fizyczne, które ukończyły 18. rok życia, wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z art. 750 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny stosuje się przepisy dotyczące zlecenia;
• członkowie Rad Nadzorczych wynagradzani z tytułu pełnienia tych funkcji;
• osoby fizyczne wykonujące pracę nakładczą, które ukończyły 18. rok życia;
• członkowie rolniczych spółdzielni produkcyjnych lub spółdzielni kółek rolniczych, podlegający obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tych tytułów.

Ważny jest także wiek takich osób, co obrazuje poniższa tabela:

Każdy podmiot zatrudniający ww. osoby musi  podjąć działania przewidziane ustawą.

Statusu „osoby zatrudnionej” nie ma natomiast:

• samozatrudniony, czyli osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, o ile nie zatrudnia osób będących osobami zatrudnionymi w rozumieniu ustawy o PPK;
• osoba fizyczna, która zatrudnia, w zakresie niezwiązanym z prowadzoną działalnością gospodarczą tego podmiotu, inną osobę fizyczną, w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tej osoby (np. osoby zatrudniające nianie lub pomoc domową).

Co ważne w przypadku mikroprzedsiębiorców (o których mowa w art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców przepisy przewidują warunkowe wyłączenie z tworzenia PPK).

Zgodnie ustawą o PPK jej przepisów nie stosuje się do mikroprzedsiębiorcy, jeżeli wszystkie osoby zatrudnione złożą mu deklarację rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK.

Sprecyzujmy tu prawne pojęcie mikroprzedsiębiorcy. Jest to przedsiębiorca, który w co najmniej jednym roku z dwóch ostatnich lat obrotowych spełniał łącznie następujące warunki:

• zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz
• osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 milionów euro.

Wzór odpowiedniej deklaracji zawiera rozporządzenie Ministra Finansów z 12 czerwca 2019 r. w sprawie deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do pracowniczych planów kapitałowych.

Nie wolno zniechęcać 

– Nie rekomenduję jednak samego tylko wręczenie pracownikom deklaracji o rezygnacji – zaznacza Anna Wojciechowska z Kancelarii KTW.Legal Płonka Medaj Sobota Radcowie Prawni. – Ustawa o PPK penalizuje bowiem nakłanianie do rezygnacji. Jej przepis stanowi wyraźnie: „kto, jako podmiot zatrudniający albo osoba upoważniona do działania w imieniu podmiotu zatrudniającego lub działająca z inicjatywy tego podmiotu, nakłania osobę zatrudnioną lub uczestnika PPK do rezygnacji z oszczędzania w PPK, podlega karze grzywny w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń u danego podmiotu zatrudniającego w roku obrotowym poprzedzającym popełnienie czynu zabronionego”.

Jakie konkretne zachowanie może być uznane za zagrożone karą jest dość trudne do określenia. Za nakłanianie pracownika do odstąpienia od PPK uznać można nawet zasugerowanie rezygnacji z funduszu przekazując pracownikowi informację o możliwości złożenia odpowiedniej deklaracji, w sposób wskazujący, że byłoby to działanie wysoce pożądane. Za takie działania mogą być tez uznane: przekazanie dokładnego wyliczenia o ile zmniejszy się wynagrodzenie pracownika (poza wskazaniem procentowych kwot potrącanych pracownikowi z wynagrodzenia i dokładanych przez pracodawcę), dzielenie się informacjami o własnej rezygnacji z programu przez osoby wyznaczone do wdrożenia lub obsługi PPK, nadmierne eksponowane miejsca, gdzie jest dostępna deklaracja o rezygnacji z PP.

Natomiast nie powinno zostać uznane za zniechęcenie przekazywanie pracownikom deklaracji rezygnacji w ramach kompletu dokumentów związanych z PPK. Ustawodawca jasno dopuszcza możliwość przekazania informacji o zasadach działania PPK.

– Podejmując działania w tym zakresie należy wykazać się ostrożnością, zwłaszcza, że do Państwowej Inspekcji Pracy wpłynęły już zgłoszenia o nieprawidłowościach przy tworzeniu Pracowniczych Planów Kapitałowych i jest to sfera, na którą PIP jest dość wyczulony – stwierdza Anna Wojciechowska.         

Co  ważne deklaracje takie trzeba ponawiać co 4 lata.

Jakie kroki należy podjąć wdrażając PPK ?

Działania te można sprowadzić, w uproszczeniu, do następujących:Zbierz informacje o tym jakie osoby mają status zatrudnionych w ramach twojej działalności (ile ich jest, w jakim są wieku).

• Wybierz instytucję finansową, która będzie gromadziła i inwestowała środki. Wybór skonsultuj ze związkami zawodowymi lub – jeśli takie nie działają – z przedstawicielami pracownikami;
• Podpisz umowę o zarządzanie i prowadzenie PPK z wybraną instytucją finansową w imieniu i na rzecz pracowników;
• Wprowadź PPK – prowadź i archiwizuj dokumentację, komunikuj proces pracownikom, przekazuj informacje do instytucji finansowej;
• Naliczaj wpłaty do PPK i przekazuj je do wybranej instytucji finansowej.

Zgodnie ustawą wyboru instytucji finansowej dokonuje się w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, a jeżeli taka organizacja nie działa, w porozumieniu z reprezentacją osób zatrudnionych wyłonioną w przyjętym u niego trybie. Tutaj – jeśli wcześniej nie wyłoniono takich przedstawicieli ważnym będzie zorganizowanie ich wyborów wśród zatrudnionych. Forma wyboru jest przy tym dowolna (głosowanie, wybór wprost na spotkaniu zatrudnionych, inne). Nie może być to jednak osoba wskazana przez pracodawcę.

Zgodnie z ustawą o PPK przy wyborze pracodawca powinien kierować się „najlepiej pojętym interesem osób zatrudnionych” oraz wybranymi kryteriami odnoszącymi się do posiadanego doświadczenia w zarządzaniu funduszami, efektywności w zarządzaniu aktywami oraz warunków oferowanych przez instytucje finansowe.

Ustawodawca nie określa jednak kryteriów w sposób zamknięty. Na portalu www.mojeppk.pl prezentowane są instytucje finansowe wpisane do ewidencji PPK i ich oferta, w tym:

• warunki umów o zarządzanie PPK i umów o prowadzenie PPK;
• statuty i regulamin;
• kluczowe informacje dla inwestorów;
• dokumenty zawierające kluczowe informacje lub inne materiały informacyjne dotyczące instytucji finansowych w zakresie PPK.

Próby ustaleń, jak i porozumienie ze związkami lub przedstawicielami pracowników dotyczące wyboru instytucji finansowej najlepiej udokumentować w formie pisemnej.

Jeżeli na miesiąc przed upływem terminu, w którym pracodawca jest obowiązany do zawarcia umowy o zarządzanie PPK, nie zostało osiągnięte porozumienie w sprawie wyboru takiej instytucji, jej wyboru dokonuje samodzielnie.

Ostatni dzwonek

Terminy zawarcia umów, jakie wprowadza ustawa kształtują się następująco:

• umowa o zarządzanie PPK – do 23 kwietnia 2021 r.;
• mowa o prowadzenie PPK − do 10 maja 2021 r.

Wskazane terminy mają charakter maksymalny – jeśli zatrudniający ich nie dotrzyma, zostanie wezwany przez PFR do zawarcia umowy w terminie 30 dni od dnia otrzymania wezwania, a jednocześnie grozi mu pociągnięcie do odpowiedzialności karnej i nałożenie grzywny w wysokości do 1.5% funduszu wynagrodzeń.

Po podpisaniu umów

Oszczędności w PPK tworzone są wspólnie przez trzy strony: pracowników, pracodawców oraz państwo, które zapewnia wpłatą powitalną i dopłaty roczne. Wpłaty pracownika oraz pracodawcy będą naliczane procentowo od wysokości wynagrodzenia. Pracodawca ma obowiązek wpłacać 1,5% wynagrodzenia brutto pracownika. Po stronie pracownika potrącana jest kwota w wysokości 2,0% wynagrodzenia brutto.  Wydatki poniesione przez pracodawcę na PPK stanowią koszty uzyskania przychodu. Wpłaty pracodawcy nie stanowią podstawy naliczania składek na ZUS.

Wpłaty do PPK zatrudniający dokonuje począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarł umowę o prowadzenie PPK. Jest on zobowiązany do obliczenia i przekazania wpłat finansowanych przez osobę zatrudnioną i przez siebie. Wpłaty są obliczane i pobierane w terminie wypłaty wynagrodzenia. Zatrudniający przekazuje wpłaty do instytucji finansowej w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane. W tym samym terminie jest zobowiązany złożyć drogą elektroniczną raport wg określonego przez instytucje finansową wzoru, ze wskazaniem osób i należnych kwot.

Pracownik może w każdej chwili zarówno zrezygnować z oszczędzania w tym programie, jak i do niego wrócić.

Na zatrudniającym ciążą także obowiązki informacyjne. Winien:

• poinformować zatrudnionych pracowników pomiędzy 55. a 70. rokiem życia o możliwości objęcia PPK;
• poinformować uczestników PPK o możliwości zadeklarowania wpłaty dodatkowej oraz o możliwości obniżenia wysokości wpłaty podstawowej;
• współdziałać z instytucją finansową (m.in. informować o złożeniu przez uczestnika PPK deklaracji o rezygnacji z oszczędzania i o ponownym zapisie w przypadku upływu okresu ważności deklaracji uczestnika).

Warto przygotować też dla zatrudnionych osobną informację zawierającą stosowne „pouczenia”, o których mowa w ustawie, zebrać podpisy potwierdzające zapoznanie się z nią i umieść taki dokument w aktach osobowych. Można tutaj skorzystać z materiałów przygotowanych na www.mojeppk.pl, a także oprzeć się  wydanym przez PFR poradniku, w którym omówione są poszczególne problemy, także na przykładach.

Znajdziemy go tutaj:

https://www.mojeppk.pl/aktualnosci/Poradnik-PPK-dla-kadr-i-p-ac—pobierz-bezp-atnie-nasz–ksi–k-.html

Anna Wojciechowska specjalizuje się w prawie pracy i ubezpieczeń społecznych. Wspiera pracodawców w zakresie przygotowania wszelkich niezbędnych dokumentów (od regulaminów pracy, poprzez układy zbiorowe pracy, regulaminy wynagradzania i premiowania, polityki wynagrodzeń dla spółek publicznych, umowy o pracę o zakazie konkurencji, NDA, skończywszy na wypowiedzeniach umów o pracę) oraz w toku sporów przedprocesowych i sądowych. Reprezentuje pracodawców podczas kontroli PIP czy ZUS, oraz w toku sporów lub negocjacji ze związkami zawodowymi, w tym w procedurze sporów zbiorowych.  Prowadzi również szkolenia z zakresu prawa pracy oraz audyty.

W Kancelarii KTW.Legal Płonka Medaj Sobota Radcowie Prawni kieruje zespołem prawa pracy.