Praca zdalna: jak utrzymać efektywność?

305
fot. Pixabay

Nie każdy potrafi pracować w domu i nie wobec każdego pracownika sprawdzi się też takie samo podejście. Przedstawiamy kilka wskazówek od ekspertów związanych ze Stowarzyszeniem e-Południe.

Przeciętne wynagrodzenie brutto w sektorze przedsiębiorstw we wrześniu wyniosło 5371,56 zł, co oznacza wzrost o 5,6 proc. rok do roku (dane Głównego Urzędu Statystycznego). Jednocześnie zatrudnienie w tym sektorze spadło w tym czasie o 1,2 proc. Jest to trend typowy dla każdego kryzysu; trudniej utrzymać pracę, spada dynamika wzrostu płac. Dla pracodawcy ważne jest jednak także, by jednocześnie zadbać o utrzymanie wydajności i motywacji do pracy. W warunkach pandemii i pracy zdalnej nie zależy to jedynie od wysokości pensji.

Komunikacja i kontrola

Są obszary działalności biznesowej, które bez problemu można wykonywać w domu. Takie, przy których pracownicy wykonują zadania sprawnie, a efektywność zespołu utrzymuje się. Aby utrzymać ten stan, musimy jednak zadbać o właściwą komunikację na linii przełożony – pracownik oraz relacje wśród pracowników.

– Przechodząc do pracy zdalnej, najpierw zobaczmy, w jaki sposób funkcjonowaliśmy do tej pory – stwierdza Monika Kosińska, prezes spółki Kolnet, trener biznesu Deseven. – Jeśli nasi pracownicy byli trzymani krótko i wyłącznie wykonywali polecenia, nie mieli przestrzeni do samodzielnego myślenia, działania i brania odpowiedzialności za swoje decyzje. Zmiana trybu pracy będzie wówczas trudniejsza. Osoby, które na co dzień boją się odezwać, będą siedziały cicho przed komputerem i na wszelki wypadek nie będą się wychylać, by przypadkiem nie dostać kolejnych zleceń.

W takim przypadku szef powinien wręcz zastosować narzędzia kontrolne, które weryfikują aktywność swoich podwładnych i rozliczają efektywność ich czasu pracy. Wykorzystać można do tego narzędzia takie jak: Toggl, RescueTime czy TimeCamp.

Warto też zaplanować regularne spotkania w postaci wideokonferencji. Narzędzi, także darmowych, jest dziś pełno.

– Wirtualne spotkania z pracownikami nie mogą przerodzić się w wielogodzinne nasiadówki przed ekranem i gadanie o wszystkim – zaznacza Paweł Gniadek, ekspert ds. komunikacji. – Muszą być krótkie, precyzyjnie podsumowywać powierzone wcześniej zadania i wskazywać nowe.

Nie zaszkodzi także, jeśli nasi pracownicy w mailu (lub innej wiadomości) na koniec dnia lub tygodnia krótko i konkretnie podsumują, co zrobili. Oczywiście znacznie łatwiej to zweryfikować, gdy mamy załogę wyposażoną w specjalistyczne oprogramowanie (na przykład do obsługi klienta) i każdy kontakt jest tam zapisany.

Gdy mamy jasny cel

Z inną sytuacją mamy do czynienia, gdy pracownicy zespołu znają i rozumieją swoje cele. Zarówno krótko, jak i długoterminowe. Przełożony jest wówczas jedynie koordynatorem, który wspiera swoich ludzi na co dzień, wyposaża ich w niezbędne narzędzia i regularnie weryfikuje efekty pracy.

– W takim przypadku bez względu na to, czy pracujemy w biurze pod okiem szefa, czy z domu, każdy wie, co i w jakim celu powinien robić, aby osiągnąć pożądane rezultaty – radzi Monika Kosińska.

Przykład:

Cel długoterminowy: wzrost liczby klientów

Cele pośrednie: zmniejszenie liczby wypowiedzeń, zwiększenie liczby nowych klientów, realizacja przedłużeń

Cele krótkoterminowe:

  • związane z przeciwdziałaniem wypowiedzeniom: szybkie odbieranie telefonów, szybka obsługa zgłoszeń, szybka reakcja na zgłoszenia, profesjonalna obsługa zgłoszeń, profesjonalny serwis etc.
  • związane z pozyskiwaniem nowych klientów: szybkie odbieranie telefonów, szybka odpowiedź na zapytania, profesjonalizm etc.
  • związane z realizacją przedłużeń: sukcesywny kontakt z abonentami, którym kończy się umowa (lista)

– Ważne jest także, aby pracownicy w takim przypadku wiedzieli nie tylko, co mają robić, ale też po co mają to robić – podkreśla Monika Kosińska. – Zwiększenie liczby klientów. Po co? Żeby firma miała więcej pieniędzy. Po co? Bo firma to ludzie, więc więcej pieniędzy w firmie, to więcej pieniędzy nie tylko na inwestycje, ale też na wynagrodzenia. Po co więcej pieniędzy na inwestycje? Żeby firma była liderem na rynku, by się rozwijała, bo brak rozwoju to cofanie się. Po co więcej pieniędzy na wynagrodzenia? Żeby firmę było stać na odpowiedniej wielkości zespół, na ich godną pensję, na premie, szkolenia etc. Skracając tok myślenia, chodzi o to, by pracownicy rozumieli, że im bardziej będą dbali o firmę i jej rozwój, tym więcej do nich wróci. Oczywiście pod warunkiem, że tak jest.

Nie ma też co ukrywać, że czas przymusowej pracy zdalnej jest dla wielu pracowników trudny. Warto zwracać uwagę na ich większy komfort psychiczny, a także na relacje między nimi.