Umowy na realizację robót budowlanych często zawierają klauzule dotyczące kar umownych za nieterminowe wykonanie. Kary są z jednej strony sposobem na skłonienie wykonawcy do terminowego ukończenia zadania. Z drugiej strony to sposób na rekompensatę dla inwestora w przypadku przedłużających się prac.
Nadal jednak tego typu zapisy dotyczące kar umownych oraz ich egzekwowanie budzi spore emocje. Ale jest to niezbędne zarówno w przypadku partnerów z wieloletnim stażem, jak przy nowej współpracy. Szczególnie gdy kontrakty mają dużą wartość oraz długi czas realizacji.
Kary umowne a Kodeks Cywilny
To w Kodeksie Cywilnym uregulowane jest stosowanie kar umownych za niewywiązywanie się ze zobowiązań. Zgodnie z jego zapisami wykonawca może podlegać odpowiedzialności finansowej w przypadku niedotrzymania terminu.
Jednak istnieją ograniczenia w stosowaniu kar. Zasadność ich musi być także rozstrzygana indywidualnie.
Czy stosować kary umowne?
W przypadku niesolidnych kontrahentów kary umowne mogą być sposobem na wyegzekwowanie swoich praw. Nieumiejętne ich stosowanie może jednak doprowadzić do problemów, a nawet przysporzyć kosztów.
Zawierając kary umowne w umowie trzeba rozważyć ich zasadność oraz adekwatność do zakładanych strat. Warto wziąć pod uwagę możliwość skutecznego ich egzekwowania. Konstruując umowę należy rozważyć wszelkie kwestie indywidualnie i dostosować do nich zapisy.
Niewspółmierność kary to możliwości i zakresu możliwego do kontrolowania może skutkować wieloma problemami takimi jak:
– ukrywanie przez kontrahenta wad, by uniknąć lub odroczyć przewidzianą karę,
– przerzucanie odpowiedzialności między stronami kontraktu,
– tworzenie dowodów przeciwko kontrahentowi.
Wszystkie te sytuacje przynoszą niepotrzebny wzrost kosztów inwestycji oraz przedłużają faktyczny czas jej realizacji.
Decydując się na zamieszenie w umowie zapisów o karach, warto wziąć pod uwagę własny potencjał co do możliwości egzekwowania postanowień umowy oraz wpływ przyjętych rozwiązań na motywację wykonawcy. W dalszej części artykułu podpowiadam jak, w prosty sposób, zmienić podejście do rozliczenia z terminowości by zapisy o karach nie generowały zagrożeń i były skuteczniejsze – pisze Justyna Kowalczyk, specjalistka ds. inwestycji telekomunikacyjnych itB Legal.
Kary umowne należy przewidzieć na początku inwestycji
Gdy zaczynamy realizację jakiegoś zadania, kontraktu, inwestycji podchodzimy do tego optymistycznie. Inaczej zapewne byśmy się tego w ogóle nie podjęli. Ale to właśnie na tym etapie należy przewidywać wszelkie trudności i zabezpieczyć się na taką ewentualność.
Proces budowlany charakteryzuje się dużą złożonością i składa z wielu elementów. Im więcej elementów, tym łatwiej może dojść do pewnych trudności. Już na etapie projektowym, a później budowy mogą zdarzyć się zadania, których niewykonanie uniemożliwi przejście do kolejnych etapów inwestycji. Kompletowanie zespołu wykonawczego, składanie wniosków, zapewnienie niezbędnych materiałów to elementy, które mogą generować opóźnienia.
Warto więc zadbać, by już w pierwszych tygodniach, pojawiła się solidna motywacja do pilnowania harmonogramu. Naliczenie konkretnych kwot z tytułu kar umownych za niedotrzymanie terminów kilku strategicznych zadań jest stosunkowo proste i już na stracie przyczyni się do lepszej organizacji pracy i wymiany informacji. Listę i termin wykonania tych zadań należy określić precyzyjnie (najlepiej co do dnia) i zawrzeć je w umowie. Rozliczenie pierwszego etapu nie tylko ograniczy zagrożenia wynikające z zależności etapów ale pozwoli poznać wzajemne strategie działania i zapobiegać konfliktom w trudniejszych okolicznościach – wyjaśnia Justyna Kowalczyk.
Kary umowne dotyczą konkretnych zaniedbań
Nakładanie kar umownych powinno dotyczyć konkretnych zaniedbań, a nie podejmowanego przez kontrahenta ryzyka. Należy też rozliczać je etapami, by nie dopuścić do sytuacji kumulacji kar i na bieżąco wyciągać konsekwencje z wykonywanych lub nie przez kontrahenta zadań. Pozwoli to utrzymać tempo prac i nie dopuści do sytuacji, w której dokończenie inwestycji stanie się niemożliwe z uwagi na zbyt duże opóźnienia i problemy finansowe (obu stron).
Inaczej sprawy będą się miały, kiedy partnerzy rozliczają się wyłącznie za dotrzymanie terminu końcowego. Sprawą naturalną jest tu kalkulowanie ryzyka, a ono przełoży się zarówno na wysokość kar, jak i na termin realizacji. Im bardziej złożony proces budowlany, tym trudniejsze staje się znalezienie złotego środka i wypracowanie adekwatnych metod egzekwowania terminów. Zazwyczaj generuje się listy okoliczności wykluczających odpowiedzialność wykonawcy, a ich wystąpienie zazwyczaj jest bardziej niż pewne, zwłaszcza kiedy mówimy o robotach o większej złożoności – tłumaczy specjalistka ds. inwestycji telekomunikacyjnych .
Zasadą jest naliczanie kar jedynie za czynności, na które wykonawca ma wpływ.
Unikanie kar umownych
Wykonawca niedotrzymujący terminu realizacji może starać się unikać odpowiedzialności. W przypadku wysokich i przewidywalnych konsekwencji może gromadzić dowody trudne do oceny czy podważenia. Przy braku precyzji w przepisach inwestycja prawie ukończone może być wstrzymana na czas nieokreślony przy sporze o zasadność kar. Przeciąganie konfliktu to koszty dla obu stron. Jest to obsługa administracyjna, wsparcie prawne czy kolejne konsekwencjami opóźnień.
Dlatego warto zwrócić szczególną uwagę na klauzule dotyczące kar umownych. Poświęcić im należytą uwagę i dopilnować ich precyzyjnych zapisów. Negocjować nie tylko wysokość i sposób rozliczania kar, ale również mechanizmach gwarantujących ich wyegzekwowanie.
Źródło: okablowani.pl
