W dobie pracy zdalnej, hybrydowych modeli pracy i rosnącej liczby usług online, faktury za usługi telekomunikacyjne stały się stałym elementem księgowości wielu firm. Jednak mimo powszechności tych kosztów, nie zawsze wiadomo, jak je poprawnie zaksięgować. Jak ująć fakturę za telefon? Co z rachunkiem za Internet używany w domu, ale na potrzeby firmy? I jak rozliczyć fakturę bez NIP? Oto praktyczne wskazówki.
Usługi telekomunikacyjne a VAT – jak księgować?
Faktury za usługi telekomunikacyjne – takie jak telefon, Internet, hosting czy transmisja danych – podlegają standardowemu opodatkowaniu VAT. Jeśli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT, może odliczyć podatek naliczony od tych wydatków, o ile mają one związek z działalnością gospodarczą.
Ważne: odliczenie VAT przysługuje tylko wtedy, gdy faktura zawiera numer NIP nabywcy i została wystawiona na dane firmy. Brak numeru NIP może skutkować brakiem możliwości odliczenia podatku.
Faktura za telefon – jak ją księgować?
Koszty związane z użytkowaniem telefonu służbowego (abonament, rozmowy, SMS-y, pakiety danych) księguje się jako koszty uzyskania przychodu. Faktura powinna być wystawiona na firmę – z podanym NIP-em. Jeśli telefon jest używany również prywatnie, możliwe jest ujęcie w kosztach jedynie proporcjonalnej części wydatku – np. 50%.
W przypadku faktury zbiorczej (kilku numerów na jednej fakturze), warto sporządzić notatkę wewnętrzną z podziałem na użytkowników i zakres użycia w celach służbowych.
Rachunek za usługi internetowe – jak księgować?
Internet wykorzystywany w siedzibie firmy lub biurze domowym również można zaliczyć do kosztów firmowych. Faktura powinna być wystawiona na firmę – wtedy można odliczyć zarówno VAT, jak i zaliczyć pełną wartość brutto do kosztów uzyskania przychodu.
Jeśli jednak Internet jest używany również prywatnie – np. w mieszkaniu przedsiębiorcy – warto określić proporcję wykorzystania i tylko tę część księgować jako koszt działalności.
Faktura bez NIP – czy można ją księgować?
Faktura za usługi telekomunikacyjne bez numeru NIP nie spełnia formalnych wymogów faktury VAT. Oznacza to, że nie można odliczyć z niej podatku VAT. W niektórych przypadkach – np. gdy sprzedawca nie oferuje wystawienia faktury z NIP-em – można ująć taki wydatek jako koszt nieobjęty VAT, ale należy to odpowiednio udokumentować (np. opisem wewnętrznym lub załącznikiem do księgi).
Warto też pamiętać, że od 2022 roku przedsiębiorcy mają obowiązek posługiwania się numerem NIP przy zakupach firmowych – również na potrzeby korekty ewentualnych błędnych faktur.
Internet na firmę w domu – jak zaksięgować?
Coraz więcej przedsiębiorców prowadzi działalność zdalnie – z domu. W takim przypadku rachunek za Internet może być częściowo księgowany jako koszt uzyskania przychodu. Kluczowe jest tutaj wykazanie, jaka część zużycia łącza internetowego dotyczy działalności.
Najczęściej przyjmuje się proporcję 50/50, chyba że przedsiębiorca może udokumentować inny podział – np. prowadzi działalność wyłącznie online i korzysta z Internetu niemal wyłącznie służbowo.
Fakturę należy przechowywać jak każdą inną, a w razie kontroli warto mieć uzasadnienie przyjętej proporcji.
Księgowanie usług telekomunikacyjnych w firmie nie jest trudne, o ile pamięta się o kilku podstawowych zasadach: faktura powinna zawierać NIP, być wystawiona na firmę i dotyczyć wydatków związanych z działalnością. W przypadku kosztów mieszanych – jak telefon czy Internet w domu – warto przyjąć rozsądne proporcje i zadbać o dokumentację pomocniczą.
